Archivage ou gestion électronique de documents ?
Archivage électronique et GED : même combat ? Frédéric Forster nous livre ses conseils dans le dernier numéro d’EDI Magazine.
La mise en place des systèmes d’archivage électronique est encadrée par des normes strictes. L’objectif est de protéger l’entreprise, entre autres, en cas de contentieux. La gestion électronique lui permettant d’accéder à n’importe quel document et ce, tout au long de son cycle de vie.
- D’une part, les obligations d’archivage procèdent de sources juridiques hétérogènes.
- D’autre part, il existe à ce jour de nombreuses normes relatives à l’archivage.
- Par ailleurs, les technologies évoluent et les supports changent.
Archivage ou gestion électronique de documents
Beaucoup d’organisations confondent l’archivage électronique avec la mise en place d’un système de stockage ou de sauvegarde des documents et données. Or, un simple stockage ne permet souvent pas, plusieurs années après, de retrouver un document rapidement (notamment en cas de contrôle) et de prouver que celui-ci est resté intègre.
Seul un véritable archivage électronique permet d’offrir ces garanties, en ce qu’il offre la possibilité d’archiver un document dès sa création et de gérer l’ensemble de son cycle de vie. Il permet ainsi de maîtriser tous les risques liés à la pérennité et à l’intégrité des données et documents archivés…
Pour en savoir plus, retrouvez l’article de Frédéric Forster : « Archivage électronique et GED : même combat ? », EDI Mag n° 130 de septembre 2023, p. 74.