Knowledge management : Quatre étapes de valeur
Paru dans l’Informatique Professionnelle en mars 2004
Chloé Torres
La mise en place et l’utilisation d’un outil de Knowledge Management ne peuvent se faire hors de toute considération juridique. La valeur de l’outil dépendra aussi : des contrats initiaux, des cessions de droits, du respect du Code du travail et de la sécurisation de l’outil et de son contenu.
Il faut un encadrement juridique fort pour que l’outil de Knowledge Management (KM) permette : de créer de la valeur de manière effective ; de diffuser en continue et avec efficacité du savoir-faire et du savoir-agir au sein de l’entreprise ; de constituer un véritable outil d’aide à la production intellectuelle. Cet encadrement juridique passe par quatre étapes : avoir de bons contrats ; gérer les droits sur les contenus ; déployer dans le respect de la Loi et du Code du travail ; maintenir et sécuriser l’outil.
Avoir de bons contrats
Il y a quatre contrats fondamentaux : le contrat de conseil, celui de licence d’utilisation, celui de formation et celui pour les développements spécifiques.
Il existe sur le marché une gamme très étendue d’outils de KM. Il peut donc être utile, en amont, de faire appel à un prestataire chargé de conseiller le client sur les produits qui paraissent les plus adaptés à ses besoins. Le contrat de conseil aura donc pour objet de définir les conditions et les modalités selon lesquelles le prestataire s’engage à exécuter les prestations d’étude et de conseil demandées par le client sur la base d’un cahier des charges.
Une fois l’étude réalisée, le client va entrer dans une phase de sélection des produits et des prestataires.
Il est alors recommandé d’adresser aux prestataires présélectionnés des prérequis techniques et juridiques. La formulation de prérequis juridiques permettra, ainsi, au client de connaître les engagements que son futur cocontractant sera prêt à prendre, par exemple en matière de responsabilité. Cela permettra également au client, au vu des réponses, de mettre en place une stratégie de négociation contractuelle. Les prérequis juridiques pourront, en effet, être présentés comme faisant partie des principes substantiels du client et figurer à ce titre dans le contrat qui sera signé avec l’entreprise retenue.
Ce contrat de licence d’utilisation de l’outil de KM devra notamment comporter une clause « étendue de la licence » qui déterminera l’étendue des droits concédés au licencié ainsi qu’une clause « garantie de jouissance paisible » par laquelle l’éditeur garantit le licencié contre toutes les actions en contrefaçon dirigées contre l’outil.
Un contrat de formation définissant les conditions dans lesquelles le prestataire fournit au client des prestations de formation pourra également être conclu. Enfin, la conclusion d’un contrat de développements spécifiques s’avérera souvent nécessaire. Il s’agira de définir, au sein de ce contrat, les relations entre le client et l’éditeur
pour les développements adaptés aux besoins spécifiques du client. Parmi les clauses essentielles de ce contrat figurent celles relatives au calendrier, au comité de suivi, à la recette des développements spécifiques, aux droits d’utilisation des développements spécifiques ainsi qu’à la garantie de jouissance paisible.
Gérer les droits sur le contenu
Le contenu de l’outil de KM peut être constitué d’oeuvres protégées par le droit du producteur de base de données et/ou par le droit d’auteur. En effet, toute oeuvre originale, c’est-à-dire reflétant la personnalité de son auteur (à condition qu’elle soit un minimum formalisée), est protégée par le droit d’auteur. L’ensemble des droits sur l’oeuvre originale appartient à l’auteur qui détient sur celle-ci l’intégralité des droits moraux et des droits patrimoniaux.
Toute utilisation d’une oeuvre non autorisée par son auteur constitue une contrefaçon, délit civil et pénal. Or, il arrive que le contrat de licence d’utilisation de l’outil de KM prévoie que le contenu est “ libre de droits “. Une telle stipulation n’est pas sans danger car il peut arriver que le salarié de l’entreprise de KM qui a crée les contenus soit licencié et revendique ses droits sur le contenu au motif que l’exploitation de ce contenu constituerait une contrefaçon. Hormis l’hypothèse du logiciel, les droits de l’employé sur l’oeuvre créée par lui dans l’exercice de ses fonctions lui appartiennent, sauf si son contrat de travail prévoit une cession des droits au profit de l’employeur.
Le client doit donc s’assurer que le contenu de son outil est “ propre “ et qu’il dispose bien d’une cession de droits en bonne et due forme. Le Code de la propriété intellectuelle exige en effet, pour que la cession d’un droit de propriété intellectuelle puisse s’opérer valablement, que :
– chacun des droits cédés fasse l’objet d’une mention distincte dans l’acte de cession ;
– le domaine d’exploitation des droits cédés soit délimité quant à son étendue, sa destination, son lieu et sa durée.
Le client devra également s’assurer que l’éditeur lui garantit la jouissance paisible du contenu. En outre, l’éditeur va souvent devoir intégrer, au sein de l’outil, des contenus fournis par le client. Le mécanisme s’inverse alors. L’éditeur devra en effet, demander au client de le décharger de toute responsabilité sur ce contenu. Le client devra lui garantir qu’il dispose bien des droits sur ce contenu et l’éditeur devra vérifier que le client lui a donné les droits nécessaires à l’intégration de ce contenu.
Il conviendra, enfin, de gérer la question des oeuvres composites, c’est-à-dire créées par le client sur la base des éléments intégrés dans l’outil et fournis par l’éditeur.
L’oeuvre créée par le client sera alors une oeuvre nouvelle à laquelle est incorporée une oeuvre préexistante sans la collaboration de l’auteur de cette dernière.
L’exploitation de l’oeuvre composite implique l’accord du titulaire des droits sur l’oeuvre préexistante.
Déployer l’outil dans les règles
Ce déploiement nécessite le respect des dispositions issues de la loi « Informatique et libertés » si un traitement de données nominatives est mis en oeuvre dans le cadre de cet outil (par exemple : diffusion au sein du produit du « trombinoscope » de l’entreprise). Ce déploiement implique également le respect des dispositions du Code du travail.
Celui-ci prévoit la consultation et l’information préalable du comité d’entreprise lors de tout projet important d’introduction de nouvelles technologies quand celles-ci sont susceptibles d’avoir des conséquences sur l’emploi, la qualification, la rémunération, la formation ou les conditions de travail du personnel. La jurisprudence a qualifié la mise en place d’un intranet(1) d’introduction de projet important de nouvelles technologies. Par analogie, il est fort probable que la mise en place d’un outil de KM au sein de l’entreprise recevra également cette qualification et qu’elle nécessitera donc l’information et la consultation préalable du comité d’entreprise. Il est par conséquent utile d’élaborer des documents destinés à l’information des salariés de l’entreprise sur les règles d’utilisation de l’outil de KM : une charte présentant les règles et principes généraux qui commandent cette utilisation ; un guide dont la finalité est plus juridique que la charte et qui définit les dispositions légales qui s’appliquent dans le cadre de cette utilisation ; un livret des procédures dont la finalité est plus pratique que les deux autres documents et qui définit les procédures d’utilisation et d’accès à l’outil.
Maintenir et sécuriser l’outil
Une fois le produit acheté, les droits sur les contenus gérés, les démarches légales concernant le déploiement réalisées, le produit fonctionne. Mais des bogues ou des virus peuvent toutefois apparaître, d’où la nécessité de mettre en place, en amont, une maintenance en condition opérationnelle qui pourra être assurée en interne si l’entreprise dispose des ressources nécessaires ou, dans le cas contraire, par une entreprise extérieure.
Dans cette dernière hypothèse, un contrat de maintenance devra être conclu.
Enfin, pour que l’outil de KM soit créateur de valeur, il faut en protéger le contenu, patrimoine intellectuelle de l’entreprise. Des systèmes de tatouage des contenus ou l’audit afin de savoir qui fait quoi, qui imprime quoi, pour quelle raison, et afin également d’identifier les failles du système, pourront être mis en place dans le respect du droit du travail. Ce type de système ne saurait en effet être réalisé à l’insu des salariés.
« Chloé Torres »
Avocat – Responsable d’activité au sein du département Internet et Télécommunications
chloe-torres@alain-bensoussan.com