Comptabilité informatisée remise sur supports dématérialisés

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont l’obligation, sous risque d’amende et d’une procédure de taxation d’office, de remettre au vérificateur, en cas de contrôle fiscal, leurs documents comptables sur support dématérialisé et ce dès le début du contrôle (1).

Le défaut de présentation au vérificateur de la comptabilité informatisé ou la remise de fichiers des écritures comptables non conformes, en début de contrôle fiscal, est sanctionné par une amende et peut entraîner une évaluation d’office des bases d’imposition.

Si les copies des fichiers des écritures comptables remises au vérificateur doivent obéir au « format standard » défini par l’arrêté du 29 juillet 2013, leur support de remise peut être physique ou électronique (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, etc.).

L’administration fiscale vient de commenter ces nouvelles obligations en matière de comptabilité informatisée dans une instruction du 13 décembre 2013 dont les principales précisions apportées sont les suivantes :

• le contribuable doit remettre au vérificateur un fichier des écritures comptables comprenant l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification, sauf en cas de changement de logiciel ou de fusion en cours d’exercice ou encore de volume de données trop important ;
• dans la mesure où l’entreprise doit garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables, les écritures centralisées sont écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé. Toutefois, une tolérance est admise s’agissant des grandes entreprises relevant de la compétence de la DVNI ;
• les numéros de comptes figurant dans les copies de fichiers remises doivent être conformes aux normes fixées par le plan comptable général quand bien même le plan comptable utilisé par l’entreprise ne serait pas le plan comptable général. Les normes IFRS ou USGAAP, par exemple, ne sont donc pas admises ;
• les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises au vérificateur lors de la première intervention sur place, sauf pour les contrôles engagés au cours de l’année 2014 où les copies des fichiers pourront être remises au plus tard lors de la deuxième intervention sur place ;
• un descriptif détaillé précisant notamment la signification des codes utilisés et les informations techniques nécessaires à l’exploitation des fichiers doit être remis au vérificateur sous forme dématérialisée ou papier, dès lors que les informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise ; 
• le délai de trois mois du contrôle sur place ne débute que lorsque l’ensemble des fichiers des écritures comptables relatifs aux exercices vérifiés a été remis au vérificateur et est conforme.

L’instruction rappelle enfin que l’amende prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts sanctionne le défaut de présentation de la comptabilité informatisée mais également la remise de fichiers des écritures comptables non conformes et s’applique pour chaque exercice concerné.

Il convient de vérifier, sans attendre un contrôle fiscal, si le format des fichiers des écritures comptables de votre entreprise respecte les nouvelles obligations fiscales en vigueur depuis le 1er janvier 2014.

Pierre Yves Fagot
Lexing Droit Entreprise

(1) Voir notre article du 13-11-2013.