Polyanna Bigle est intervenue lors du Salon Documation sur les exigences juridiques de la dématérialisation.
Spécialiste de la gestion de projets de dématérialisation, Polyanna Bigle, avocate et directeur du département Sécurité des systèmes d’information et Dématérialisation au sein du cabinet Lexing Alain Bensoussan avocats, a présenté le cadre juridique à respecter en la matière lors de la 24e édition du Salon Documation et Data Intelligence Forum (Salon du management, de l’information et des processus documentaires) qui s’est tenu du 20 au 22 mars 2018 à Paris Expo, Porte de Versailles, à l’invitation du Magazine Archimag.
L’occasion de revenir sur « les points de vigilance à ne pas négliger lorsque l’on veut se lancer dans le zéro papier » .
La dématérialisation et le droit
Digitalisation des métiers oblige, le « 0 papier » ou paper less est en passe de devenir une réalité. A telle enseigne qu’on peut même parler aujourd’hui de « devoir de dématérialisation » comme y engagent les administrations et certains clients & fournisseurs.
Un seul mot d’ordre : rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques. A l’heure où le « flex office » entrent dans les mœurs, c’est toute une stratégie documentaire qui est à conduire pour les entreprises qui veulent s’approprier ce phénomène nouveau.
Par ailleurs, tout est aujourd’hui dématérialisé ou dématérialisable. Avec un corollaire : le droit de la preuve électronique a cédé la place au droit de la dématérialisation et de l’archivage électronique. Signature numérique, facture et bulletin de paie dématérialisés, lettre recommandée électronique, identification numérique des transactions internationales…
Le droit est mûr et permet d’envisager n’importe quel projet de dématérialisation.
Les exigences juridiques de la dématérialisation
Depuis l’an 2000, on peut dématérialiser et passer au zéro papier, il faut toutefois être prudent et respecter la réglementation en vigueur concernant les documents électroniques, tant en France qu’en Europe avec le règlement sur l’identification électronique et les transactions électroniques (eIDAS).
Il est nécessaire de suivre le droit de la dématérialisation mais aussi certains droits connexes qui ne s’appliquaient pas au papier, comme la sécurité des données, la sécurité des données à caractère personnel et qui génèrent beaucoup de traitements.
Par ailleurs, il existe aussi soit des exigences spécifiques applicables à certains secteurs comme la santé, la banque, l’assurance, etc. soit des exigences plus générales, comme la loi Sapin 2, qu’il faut respecter.
Interview de Polyanna Bigle, par Clémence Jost pour Archimag.
Eric Bonnet
Directeur de la communication juridique