Numérique, dématérialisation et pérennité de l’information

Polyanna Bigle a contribué au Guide du magazine Archimag consacré à la dématérialisation qui vient de paraître.À la question de l’entreprise digitale, la dématérialisation apporte bon nombre de réponses.

D’une part, côté technologies, cela se traduit par la remarquable tenue du marché français du management de l’information, secteurs de la dématérialisation-gestion de contenu et de l’archivage en tête.

D’autre part, sur le terrain juridique, les obstacles sont levés un à un. L’entreprise est donc libre de conduire sa dématérialisation. Elle y a d’ailleurs tout intérêt.

Ses choix peuvent être guidés par différentes tendances de fond. Des tendances notamment organisationnelles, liées à l’environnement économique ou aux nouvelles pratiques des usagers.

Le guide « Dématérialisation et pérennité de l’information » du magazine Archimag paru avant l’été propose de nombreux retours d’expérience (1). L’objectif : réussir sa transition digitale !

Dématérialisation et droit

Polyanna Bigle est l’auteur de deux contributions :

• Papier ou numérique: je supprime, j’archive ou je jette ?
• Fiabilité de la signature électronique ».

Dans le premier, elle évoque le fait que le passage au tout numérique implique une phase de transition et d’adaptation du dispositif législatif déjà entamée. En effet, outre le potentiel gain économique et organisationnel pour les organismes, elle amène ces dernières à repenser intégralement l’organisation de leur gestion électronique de document et au-delà leur archivage électronique.

Dans le second, elle souligne qu’avec l’intensification des échanges électroniques et des projets de dématérialisation, la signature électronique pour tous  est en fort développement. Difficile, compliqué ? Non. « La signature électronique est simple et vise toute le monde. L’essayer, c’est l’adopter ». Mais partir dans de tels projets sans une équipe juridique est plus que jamais vivement déconseillé, tant l’impact sur la valeur légale et probatoire des documents signés est important.

Au sommaire :

1. Les fondamentaux

• Le marché en France ;
• Droit : papier ou numérique, je supprime, j’archive ou je jette ?
• Repères : organisations qui comptent…et salons de référence.

2. Stratégie

• Gouvernance ;
• Normes et standards ;
• Tendances à suivre.

3. Mise en oeuvre

• Réussir sa ré-informatisation ;
• Sécuriser sa dématérialisation.

4. Les types de dématérialisation

• Workflow, BPM ;
• Courrier, factures fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, contrats, bulletin de paie et RH, la signature, santé.

5. Solutions et services

• Panorama des prestataires ;
• Tableaux de présentation des logiciels : plus de 100 critères ;
• Outils : 130 scanners passés à la loupe.

6. Archivage et cloud

• Archivage électronique versus cloud ;
• Cloud : le marché ;
• Coffre-fort électronique ;
• Panorama des prestataires ;
• Retours d’expérience.

Eric Bonnet
Directeur du département Communication juridique

(1) Guide Archimag « Dématérialisation et pérennité de l’information » (Numéro : 55, 92 pages, 97.00€). Extraits à cette adresse.