Les outils juridiquement utiles du contract manager
Le contract management est une méthode permettant, à l’aide d’outils juridiques, de maximiser les résultats et réduire les risques.
La nécessité d’outils juridiques de contract management
Le contract management permet, pendant l’exécution du contrat, d’organiser efficacement les relations entre les parties afin que les projets se déroulent dans de bonnes conditions et se réalisent véritablement. En effet, que les contrats soient parfaitement négociés, très équilibrés ou tout à fait déséquilibrés les projets peuvent échouer en raison des dérives budgétaires, de temps ou de qualité des livrables. Il ne s’agit finalement pas uniquement de négocier le contrat puis de considérer que les conditions du contrat suffiront en cas de difficulté. La réalisation véritable du projet dépend également des conditions de sa gestion efficace.
Quatre outils juridiques fondamentaux
Pour réduire le risque de dérives des projets, quatre outils juridiques sont indispensables aux contracts managers :
- le glossaire : éviter l’écueil de la tour de Babel, en ayant recours à un glossaire générique et spécifique des termes clés du projet et veiller à son application ;
- le dossier d’implémentation contractuelle : cette démarche s’inscrit dans une démarche de « contract awarness » ; il est fondamental en ce qu’il permet de connaître les forces, faiblesses, menaces et opportunité, selon la célèbre matrice d’analyse stratégique («FFMO»), en anglais, strengh, weakness, opportunités, threats («SWOT») (1) ; ce dossier contient les dates clés, et les fiches de chacun des contrats ou des sections des contrats dans les projets informatiques dans lequel les contrats sont volumineux ;
- le dossier de risques : permet de déterminer les risques qui peuvent être anticipés ou qui ont été identifiés en phase de négociation du projet ; les risques peuvent être envisagés de manière générique avant d’être envisagés de manière plus spécifique au projet concerné. Autrement dit, le contract manager en partant de la cartographie type des risques, la confronter au projet qu’il doit suivre et nourrir son dossier de risques ; cette approche est intéressante si le contract manager capitalise sur sa propre expérience ou un retour d’expérience sur un projet comparable ;
- le dossier de levier de négociation : les leviers de négociation apparaissent au fur et à mesure de la mise en œuvre du projet ; ils doivent être répertoriés afin d’aider le contract manager et les équipes projet à élaborer des scenarii de négociation dès lors que certaines conditions techniques, économiques et juridiques du contrat devront être renégociées pendant la phase d’exécution.
Ces outils réduisent les risques de dérive du projet tout en protégeant les parties en proposant un moyen de preuve et d’analyse contractuelle efficace.
Une démarche à valeur ajoutée sur tout le cycle de vie du contrat
A côté de leur utilité pratique indéniable lors du projet en cours, ces outils permettent de conserver une trace de toutes les informations pertinentes d’un projet afin de les capitaliser.
Ainsi, en prenant un peu de hauteur, le contract manager va pouvoir capitaliser sur les bonnes pratiques et autres enseignements méritant d’être relevés pour des projets à suivre de même nature et repenser les contenu de ces outils juridiques pour rendre plus efficace sa gestion contractuelle au fur et à mesure des expériences projet rencontrées.
Dans cette logique, le contract manager va pouvoir apporter en même temps son savoir-faire dans la diffusion et le partage de ses bonnes pratiques notamment au moyen de séminaires, espaces documentaires partagés et collaboratifs. Tout retour du « terrain » mérite d’être répertorié et mis en commun dans l’intérêt de l’entreprise ou de l’organisation considérée.
Eric Le Quellenec
Daniel Korabelnikov
Lexing Département Informatique conseil
(1) Article SWOT (méthode d’analyse) de Wikipédia en français (sous licence CC-BY-SA 3.0).