Dans un récent communiqué, la Cnil fait le point sur les droits et obligations des employeurs en matière d’évaluation des salariés. A cet égard, la Cnil rappelle les grands principes applicables en matière de traitement de données à caractère personnel.
Les principes applicables à l’évaluation des salariés
- l’obligation d’information qui pèse sur le responsable du traitement ;
- le principe selon lequel les données collectées doivent être pertinentes, adéquates et non excessives. Il s’agit de ne traiter que des données en rapport direct avec la vie professionnelle du salarié ;
- l’obligation d’effectuer des formalités préalables auprès de la Cnil, sauf pour ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel non automatisés ;
- la nécessité de ne conserver les données que pour une durée strictement proportionnée par rapport à la finalité du traitement, durée qui, selon la Cnil, ne doit pas excéder la période d’emploi de la personne concernée, sauf à ce que ces données soient ensuite archivées en vue de leur éventuelle production à titre de preuve, selon des modalités conformes aux recommandations de la Cnil.
Enfin, elle insiste sur le fait que les zones de commentaire libre figurant éventuellement dans les évaluations doivent répondre aux mêmes exigences que les données référencées dans des champs spécifiques, à savoir pertinence, adéquation, non excessivité et proportionnalité par rapport à la finalité du traitement. Ces données doivent également être collectées de manière licite (notamment information de la personne concernée) et doivent être communiquées à la personne concernée, si cette dernière souhaite exercer son droit d’accès ou d’interrogation.
Cnil, rubrique Actualité, article du 11 mai 2011