Un arrêté du 22 mars 2017 précise les modalités de numérisation et d’archivage électronique des factures papier, en effet, les factures établies ou reçues sur support papier peuvent désormais être conservées et archivées sur un support informatique.
Jusqu’à la loi de finances rectificative pour 2016, les factures émises ou reçues par l’entreprise devaient être archivées sous leur format d’origine (papier ou électronique) sous laquelle elles avaient été transmises ou reçues (LPF, art. L.102 C).
Les modalités de numérisation et d’archivage électronique des factures papier initiées par la loi de finances
La loi de finances rectificative pour 2016 (art. 16) donne désormais la possibilité aux entreprises qui le souhaitent de numériser leurs factures papier dès leur envoi ou leur réception et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (6 ans) plutôt que de recourir, comme dans le passé pour cette forme de facture, à un archivage des documents papier (LPF, art L.102 B).
Toutefois, ces nouvelles dispositions ne devaient entrer en vigueur qu’à la date d’un arrêté fixant les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier et les règles de conservation de ces factures ainsi numérisées.
Cet arrêté du 22 mars 2017, qui s’applique depuis le 31 mars 2017, a créé un nouvel article A 102 B-2 du LPF dont les principales dispositions sont les suivantes.
Reproduction à l’identique de la numérisation des factures papier
Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique, doit, tout d’abord, être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique.
Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. En cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs doivent également être reproduites à l’identique. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
Archivage numérique des factures papier
Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier, qui peut être effectuée par l’assujetti lui-même ou par un tiers mandaté à cet effet, doivent, ensuite, être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la période de conservation.
Intégrité des fichiers numérisés
Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé doit, enfin, être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assorti :
d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Statuts List – TSL).
Chaque fichier doit être horodaté, au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Ces nouvelles règles précisant les modalités de numérisation et d’archivage électronique des factures papier permettront donc aux entreprises qui les adopteront de réaliser des économies importantes en ayant recours à un archivage électronique de leurs factures papier moins onéreux qu’un archivage papier.