Evénement – Petit-déjeuner débat
L’augmentation exponentielle des courriers électroniques pose la question des modalités de leur gestion, tant d’un point de vue financier que juridique et économique. Financièrement, la volumétrie des courriers électroniques génère, à défaut de mettre en place une politique adéquate, une duplication des sauvegardes, génératrice de coûts inutiles pour les entreprises. Une durée de conservation excessive, oûtre les coûts directs qu’elle induit, expose l’entreprise à une sanction sur le fondement de la loi Informatique et libertés. Juridiquement, les courriers électroniques revêtent un caractère polymorphe, eu égard à leur objet. En interne, les courriers électroniques caractérisent tantôt une correspondance privée, tantôt une correspondance professionnelle ; les règles d’accès qui en résultent en sont profondément modifiées et leur inobservation pénalement sanctionnée. Le simple envoi de courriers électroniques non sollicités peut faire encourir une amende de 750 euros par message envoyé.
S’agissant des sociétés commerciales, les courriers électroniques doivent comporter à l’égard des tiers des mentions légales. Si la pratique des « disclaimers » est courante, le respect de ces obligations, pourtant pénalement sanctionnées, l’est moins. Les courriers électroniques caractérisent également des données à caractère personnel, dont la durée de conservation doit être déterminée au regard des durées de prescription, récemment modifiées.
La solution d’archivage doit répondre aux exigences probatoires électroniques, partiellement fixées dans le Code civil, complétées par une multiplicité de normes. L’externalisation éventuelle de ces archives, particulièrement dans le domaine public et le secteur financier, obéit désormais à des critères très stricts. Les lois et règlements relatifs au contrôle interne, telle que la loi pour la sécurité financière du 1er août 2003, impliquent de veiller à la protection du patrimoine et à la qualité de l’information.
Nous vous proposons, au cours d’un petit-déjeuner débat, d’aborder les instruments juridiques permettant d’assurer la conformité de la gestion de vos courriers électroniques, de leur création à leur destruction, y compris leur conservation à fins de preuve.
Ce petit-déjeuner sera suivi d’une session de questions-réponses et de la remise du livre blanc « Gestion et archivage des mails » réalisé en partenariat avec la FedISA.
Le programme et l’agenda complet sont en ligne sur notre site (inscription gratuite).