Modalités de numérisation et d’archivage des factures papier

Modalités de numérisation et d’archivage des factures papierUn arrêté du 22 mars 2017 précise les modalités de numérisation et d’archivage électronique des factures  papier, en effet, les factures établies ou reçues sur support papier peuvent désormais être conservées et archivées sur un support informatique.

Jusqu’à la loi de finances rectificative pour 2016, les factures émises ou reçues par l’entreprise devaient être archivées sous leur format d’origine (papier ou électronique) sous laquelle elles avaient été transmises ou reçues (LPF, art. L.102 C).

Les modalités de numérisation et d’archivage électronique des factures papier initiées par la loi de finances

La loi de finances rectificative pour 2016 (art. 16) donne désormais la possibilité aux entreprises qui le souhaitent de numériser leurs factures papier dès leur envoi ou leur réception et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (6 ans) plutôt que de recourir, comme dans le passé pour cette forme de facture, à un archivage des documents papier (LPF, art L.102 B).

Toutefois, ces nouvelles dispositions ne devaient entrer en vigueur qu’à la date d’un arrêté fixant les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier et les règles de conservation de ces factures ainsi numérisées.

Cet arrêté du 22 mars 2017, qui s’applique depuis le 31 mars 2017, a créé un nouvel article A 102 B-2 du LPF dont les principales dispositions sont les suivantes.

Reproduction à l’identique de la numérisation des factures papier

Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique, doit, tout d’abord, être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique.

Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. En cas de mise en place d’un code couleur, les couleurs doivent également être reproduites à l’identique. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

Archivage numérique des factures papier

Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier, qui peut être effectuée par l’assujetti lui-même ou par un tiers mandaté à cet effet, doivent, ensuite, être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la période de conservation.

Intégrité des fichiers numérisés

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé doit, enfin, être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assorti :

d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

  • d’une empreinte numérique ;
  • d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Statuts List – TSL).

Chaque fichier doit être horodaté, au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Ces nouvelles règles précisant les modalités de numérisation et d’archivage électronique des factures papier permettront donc aux entreprises qui les adopteront de réaliser des économies importantes en ayant recours à un archivage électronique de leurs factures papier moins onéreux qu’un archivage papier.

Pierre-Yves Fagot
Lexing Droit de l’entreprise




Connect2Day : un Atelier dédié à la facture dématérialisée

Connect2Day : un Atelier dédié à la facture dématérialiséePolyanna Bigle anime un Atelier consacré à la facture dématérialisée, dans le cadre de Connect2Day.

Facture dématérialisée : les pratiques et techniques

Connect2Day, initié par AGENA3000 en partenariat avec Club AGENA3000, est dédié aux industriels et aux distributeurs. Il vise notamment à favoriser les échanges entre acteurs du secteur de la distribution en proposant aux directions métier et directions IT de débattre dans le cadre de conférences, de tables rondes et d’ateliers pratiques et techniques.

Les thématiques d’intervention sont notamment les suivantes :

  • les aspects réglementaires de la facture dématérialisée ;
  • l’eProcurement dans l’industrie Agro-Alimentaire ;
  • la GDSN ;
  • un référentiel produit à l’échelle européenne ;
  • la gestion des accords différés.

Polyanna Bigle se propose d’exposer plus particulièrement les enjeux juridiques de la facture électronique lors d’un Atelier, qui se tiendra le 13 octobre 2016, de 12h10 à 12h50,  à Châteauform City Le Cnit, à Paris.

Facture dématérialisée : le cadre juridique

La dématérialisation de la facturation, génératrice d’un gain de productivité économique, est également source d’incertitude juridique pour les entreprises qui entendent optimiser la gestion de leur processus documentaires.

Polyanna Bigle s’attache à faire partager son expertise et proposer des bonnes pratiques pour accompagner les industriels et distributeurs dans leur politique de dématérialisation et, plus généralement, leur transition numérique.

Sont évoquées notamment les problématiques suivantes :

  • le cadre juridique de la facturation électronique ;
  • les contraintes en terme d’archivage électronique documentaire ;
  • les dernières évolutions légales à prendre en compte ;
  • les incidences éventuelles de la loi Macron ;
  • les exigences propres au secteur public.

Depuis le 1er janvier 2012, l’Etat est tenu, dans le cadre des marchés publics, d’accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs. L’extension de cette obligation aux collectivités territoriales, ainsi qu’à tous les établissements publics, à partir du 1er janvier 2017, contribue à faire de la dématérialisation de la facturation une question toujours d’actualité.

Inscription gratuite à cette adresse.

Isabelle Pottier
Directrice Études et Publications




Qui a parlé de gratuité du roaming international en Europe ?

Qui a parlé de gratuité du roaming international en Europe ?La question de la gratuité en Europe du roaming international au 15 juin 2017 vient récemment d’être posée.

Depuis de nombreuses années, la Commission européenne a initié un mouvement de baisse progressive du prix des communications passées par des consommateurs européens en situation de roaming international sur le territoire de l’Union européenne.

Par le biais d’un certain nombre de règlements européens successifs, la Commission a ainsi imposé aux opérateurs de réseaux de communications électroniques mobiles des baisses, par paliers, des prix qu’ils facturent à leurs clients respectifs lors de leurs déplacements. Ces baisses ont concerné les communications vocales, les SMS et les échanges de données (1).

Force est, en effet, de constater que nombreux sont les utilisateurs de services mobiles à avoir eu une surprise de taille lorsque, de retour d’un voyage privé ou professionnel en Europe, ils se sont retrouvés à devoir payer des factures de plusieurs milliers d’euros parfois, parce qu’ils avaient consulté leur messagerie et téléchargé des pièces jointes, utilisé leur GPS ou, pire encore, regardé un film ou une vidéo sur leur téléphone portable.

Ces baisses successives ont, par ailleurs, été encadrées par un renforcement des obligations d’information des clients par leur opérateur, notamment lors du franchissement de seuils de consommation à l’étranger prédéterminés, pouvant aller jusqu’à l’interruption, pure et simple, de la possibilité de continuer à émettre des appels, des SMS ou d’échanger des données.

15 juin 2017 : suppression des surtaxations de roaming international

C’est fin 2015 qu’a été adopté le dernier acte de cette législation européenne par l’adoption du règlement européen du 25 novembre 2015 (2), qui plafonne, pour la dernière fois, les tarifs du roaming international pour les communications passées et reçues en Europe à partir du 30 avril 2016 pour finalement supprimer toute surtaxation de ces communications à compter du 15 juin 2017 (3).

Si les consommateurs ont exprimé leur satisfaction à ces mesures, les opérateurs, quant à eux, se sont émus des dérives potentielles qu’une telle suppression pourraient occasionner sur les usages de leurs réseaux en situation de roaming international.

Une concertation s’est alors ouverte entre eux et les services de la Commission européenne afin de mieux mesurer la nature et l’ampleur de ces éventuelles dérives et décider des garde-fous qu’il conviendrait de mettre en place.

Les opérateurs ont été entendus par la Commission européenne

En conséquence de cette concertation, il a été admis que les opérateurs puissent mettre en place des « fair use policies », visant à favoriser les usages raisonnables et responsables des services de communications électroniques mobiles en situation de roaming international.

Par exemple, il a été accepté que les opérateurs puissent se protéger de comportement comme celui consistant pour un client à acheter une carte Sim à l’étranger, dans un pays où le prix des communications est très faible, afin de l’utiliser dans son pays d’origine en profitant de l’absence de surtaxation appliquée à des communications qui, dans ce cas, seront systématiquement réalisées en roaming international.

Pour les forfaits mobiles illimités en communications vocales et en data, il a été également été admis que les opérateurs puissent contraindre le caractère illimité des consommations de leurs clients lorsqu’ils sont à l’étranger, sur le territoire européen.

Dans ces hypothèses, les opérateurs pourront ainsi, par exemple, limiter la durée annuelle du roaming international gratuit à 90 jours, ou encore, pour les gros consommateurs, appliquer de nouvelles surtaxations au-delà de seuils, voire, à l’inverse, couper les communications à l’atteinte de plafonds.

Le texte d’un projet de « fair use policy », rédigé par les services de la Commission dans le cadre de cette concertation, vient d’être soumis aux Etats membres, afin que des négociations puissent être engagées à son propos, après consultation de l’Orece (Organe des régulateurs européens des communications électroniques).

Il est prévu que ce document soit adopté le 15 décembre 2017, soit près de six mois après l’entrée en vigueur de la suppression de toute surtaxation du roaming international en Europe.

Espérons pour les opérateurs que les négociations seront suffisamment abouties en juin 2017 pour qu’ils puissent, en avance de phase, publier leurs politiques le plus rapidement possible sans encourir les foudres de la Commission ou des associations de consommateurs.

Frédéric Forster
Lexing Droit Télécoms

(1) Frédéric Forster, Post du 16-9-2015.
(2) Règlement d’exécution (UE) 2015/2352 du 16-12-2015 fixant la moyenne pondérée des tarifs maximaux de terminaison d’appel mobile dans l’ensemble de l’Union ; Frédéric Forster, Post du 28-7-2016.
(3) Arcep, Dossier sur l’itinérance internationale (roaming)




Suppression des frais d’itinérance et mesures de sauvegarde

Suppression des frais d’itinérance et mesures de sauvegardeLa suppression des frais d’itinérance et les mesures de sauvegarde mises en place vont alléger les factures mobiles

Réduction des frais d’itinérance.

Les clients d’opérateurs de télécommunications, que ce soient des particuliers ou des entreprises, bénéficient à l’heure actuelle de tarifs régulés lorsqu’ils utilisent leur téléphone portable au sein de l’Espace économique européen. Ces tarifs régulés concernent principalement :

  • leur connexion à l’internet mobile ;
  • les communications vocales passées ou reçues ;
  • l’envoi de SMS.

De nouvelles baisses tarifaires ont été prévues par le Règlement 2015/2120 du 25 novembre 2015. Cette première étape sera suivie, à compter du 15 juin 2017, d’une suppression des frais d’itinérance.

Ainsi, à compter de cette date, les clients en itinérance dans l’Espace économique européen pourront bénéficier du prix de détail national sans frais supplémentaires.

Ce Règlement prévoit cependant que l’utilisation faite par un client doit être « raisonnable ». Ce caractère raisonnable de l’utilisation devra être précisé ultérieurement.

Suppression des frais d’itinérance.

Au-delà de la régulation des tarifs et à court terme, de la suppression des frais d’itinérance, des mesures de transparence et de sauvegarde ont été imposées aux opérateurs et ce, notamment depuis le Règlement européen de 2012 concernant l’itinérance sur les réseaux publics de communications mobiles à l’intérieur de l’Union.

Ces mesures, qui s’appliquent aussi bien en cas d’itinérance dans l’Espace économique européen qu’en dehors, consistent principalement en l’obligation pour l’opérateur de télécommunications d’envoyer un message d’information sur les tarifs de communications voix, SMS et de données à chaque fois que son client est en situation d’itinérance.

Un plafonnement à 50 euros du volume de données téléchargées en itinérance est également prévu, sauf modification de ce plafond convenue entre l’opérateur et l’utilisateur.

Par ailleurs, un SMS devra être envoyé par l’opérateur lorsque l’utilisateur arrive à 80% puis à 100% de la limite mutuellement convenue.

Au-delà du plafond de 50 euros ainsi que des seuils de 80% et 100%, le téléchargement de données en itinérance est suspendu sauf en cas de demande expresse de l’utilisateur. En pratique, ce dernier recevra un message l’avertissant du dépassement de ces seuils et il devra accepter ou non de passer outre ces limites en renvoyant un SMS à l’opérateur.

Frais d’itinérance et applicabilité des mesures de sauvegarde aux sociétés.

Une question subsiste quant à l’applicabilité de ces garde-fous aux sociétés. A ce sujet, l’Orece (Organe des Régulateurs Européens des Communications Electroniques) a indiqué dans ses lignes directrices que le Règlement concernait plus probablement les clients consommateurs et tendait, de ce fait, à exclure les entreprises ainsi que les packages familiaux. Une précision mérite quand même d’être apportée à ce sujet par les législateurs européens.

Quoi qu’il en soit, il est conseillé aux sociétés de négocier avec leur opérateur l’insertion de clauses contractuelles visant à prévenir tout dépassement excessif ou à souscrire aux options tarifaires qu’ils pourraient éventuellement proposer à leurs clients entreprises visant à limiter les téléchargements excessifs de données.

Frédéric Forster
Lexing Droit Télécoms