La lettre recommandée électronique : quelle valeur légale ?

La lettre recommandée électronique : quelle valeur légale ?Polyanna Bigle anime un webinar sur la lettre recommandée électronique avec Hervé Lecart (OpenTrust), le 24 novembre.

Elle présentera au côté de Hervé Lecart, Chef de Produit chez OpenTrust, le contexte réglementaire en France et à l’étranger de la dématérialisation.

La lettre recommandée électronique (LRE) a été mise en place en 2005 par l’article 1369-8 du Code civil au sein de la section III intitulée « De l’envoi ou de la remise d’un écrit par voie électronique », complété par les textes d’application d’avril 2011.

Nous sommes nombreux à avoir entendu parler de la lettre recommandée électronique mais sait-on réellement comment cela fonctionne et quelle est sa valeur légale ?

  • Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ?
  • La lettre recommandée électronique a-t-elle la même valeur que la lettre recommandée par voie postale et ce, dans tous les cas de figure ?
  • Quels sont les avantages de la dématérialisation de la lettre recommandée ?
  • Comment recueillir l’accord des destinataires à la dématérialisation de leurs recommandés ?

Les conditions de mise en oeuvre de la LRE peuvent paraître strictes, mais en réalité elles ont vocation à couvrir de nombreuses utilisations de la vie quotienne.

Cette présentation sera suivie d’une démonstration du service d’envoi de courriers recommandés en mode tout électronique opéré par OpenTrust, Tiers de Confiance certifié, ainsi que des questions/réponses avec les internautes.

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La lettre recommandée électronique en droit des assurances

La lettre recommandée électronique en droit des assurancesInterviewé par Juliette Paoli pour Solutions-logiciels, Polyanna Bigle fait le point sur un nouveau cas d’usage de la LRE.

Un nouveau décret adopté le 29 décembre 2014 vient d’inscrire dans le Code des assurances un nouveau cas d’usage de la lettre recommandée électronique (LRE)  (1). Il vise uniquement un usage entre assureurs : lorsqu’un nouvel assureur notifie à un précédent assureur la résiliation du contrat de l’assuré, il doit pour ce faire utiliser la voie de la lettre recommandée qui peut être électronique.

Il concerne les contrats d’assurance couvrant les personnes physiques en dehors de leurs activités professionnelles et qui peuvent être reconduits tacitement chaque année.

La loi du 17 mars 2014 relative à la consommation dite « Loi Hamon » prévoit la possibilité pour l’assuré à l’expiration d’un délai d’un an à compter de la première souscription, de résilier sans frais ni pénalités les contrats et adhésions tacitement reconductibles.

Il s’agit des contrats incluant une garantie de responsabilité civile automobile, ceux incluant une garantie de responsabilité des propriétaires ou occupants d’immeuble, ou constituant un complément d’un bien ou d’un service vendu par le fournisseur.

Le nouveau décret précise les conditions la lettre recommandée électronique doit-elle être utilisée. Il fait expressément référence aux exigences du décret d’application n°2011-144 du 2 02 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.

Ainsi, l’assureur devra utiliser les services d’un tiers achemineur qui satisfait aux conditions du décret de 2011 précité, afin d’adresser sa notification par lettre recommandée électronique.

Le code des assurances précise que la date de réception de notification de la résiliation du précédent contrat d’assurance est présumée être le premier jour qui suit la date de son dépôt auprès du tiers achemineur.

Polyanna Bigle pour Solutions-logiciels, « Dématérialisation en droit des assurances : quant la lettre recommandée électronique s’invite », 10 mars 2015.

(1) Décret 2014-1685 du 29 décembre 2014, JO du 31 décembre 2014.




La lettre recommandée électronique a de nombreuses applications

La lettre recommandée électronique a de nombreuses applicationsPolyanna Bigle – Sur la lancée, la lettre recommandée électronique est vouée à de nombreuses applications pour tous.

A la question écrite du parlementaire M. Lionel Tardy posée en juillet 2012, il aura fallu attendre près d’un an pour que Mme la Garde des Sceaux y réponde … par écrit en confirmant la volonté de généraliser l’utilisation de la lettre recommandée électronique (« LRE ») durant toutes les phases de la vie d’un contrat.

Petit rappel : Avec la même valeur juridique que la lettre recommandée papier, la LRE est en mise en place depuis 2005 dans l’article 1369-8 du Code civil au sein de la section III intitulée « De l’envoi ou de la remise d’un écrit par voie électronique », complété par les textes d’application d’avril 2011. Les conditions préalables du texte peuvent paraître strictes, mais en réalité elles ont vocation à couvrir de nombreuses utilisations.

Champs d’application. En effet, le texte de l’article 1369-8 précité prévoit que « une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique ». Si les puristes du droit pouvaient en douter, la réponse parlementaire confirme que « Si ce texte ne mentionne pas expressément la possibilité de solliciter également selon ce procédé la résiliation d’un contrat, il y a lieu de considérer qu’une telle modalité pourrait aussi être utilisée, dès lors que la résiliation, qui permet à l’une des parties de mettre fin à un contrat, notamment lorsque l’autre partie n’exécute pas ses obligations, est une modalité « relative à l’exécution du contrat » (1).

La LRE a donc bien vocation à couvrir tous les contrats (de droit privé ou de droit public, entre professionnels, entre particuliers ou mixtes), de leur conclusion, exécution, jusqu’à leur résiliation. Le seul « bémol » serait une disposition expresse contraire applicable à des contrats spécifiques.

Conditions. L’expéditeur choisira les modalités pratiques d’envoi de la LRE : « hybride » lorsqu’elle est imprimée par le prestataire d’acheminement et distribuée matériellement au destinataire, ou « full » électronique (Intégralement électronique) lorsqu’elle est intégralement acheminée par voie électronique.

Les avantages de la LRE se trouvent dans le cœur même de ses conditions de validité à savoir : identifier le prestataire technique d’acheminement, désigner (clairement) l’expéditeur et surtout garantir l’identité du destinataire (lui-même et pas le gardien de l’immeuble, ni la voisine) ainsi qu’établir si la lettre a été remise ou non à son destinataire. En « full électronique », la LRE permet de s’affranchir des contraintes de localisation : il n’est donc plus nécessaire d’être à son domicile, ou en France, ou d’attendre les heures ouvrables d’un bureau, pour recevoir une LRE.

Un préalable est toutefois exigé du destinataire non professionnel : dans l’hypothèse de la LRE « full » électronique, il doit avoir à l’avance soit demandé l’envoi de la LRE par voie électronique, soit en avoir déjà accepté l’usage. Entre professionnels, la voie est donc libre. En B to C, la voie n’est cependant pas plus compliquée dès lors que la LRE est prévue et acceptée.

Mieux encore : le prestataire chargé de l’acheminement doit remettre la preuve du dépôt à l’expéditeur … et doit aussi garder pendant une année les informations de preuve de dépôt et surtout, le document original électronique et son empreinte électronique : l’avantage est gagnant puisque la preuve du contenu même de la LRE est préservée. « Exit » les enveloppes vides et les risques associés.

Prospective. La LRE va pouvoir se généraliser de la naissance à la fin d’un contrat. A l’heure de l’utilisation massive des méls et de la mobilité, il serait pour le moins judicieux de voir étendre le champ d’application de l’article 1369-8 du Code civil relatif à « l’envoi d’un écrit par voie électronique » sous forme recommandée électronique, à un périmètre connexe voire non contractuel tel que : la convocation à l’entretien préalable au licenciement, la convocation aux assemblées d’actionnaires, ou de copropriétaires, etc.

Ceci permettrait d’éviter de recourir à un texte spécifique chaque fois que la question de la dématérialisation d’un processus d’échange documentaire se pose dans un secteur particulier.

Les conseils. La dématérialisation des lettres recommandées devra s’organiser au préalable. Coté client, il conviendra d’effectuer une analyse de risques et encadrer le choix du prestataire (consultation, prérequis juridiques). Côté prestataire, il est judicieux de fournir une « legal opinion ».

Enfin pour sécuriser le processus de LRE : il conviendra de mettre en place l’architecture contractuelle (contrats prestataires, conditions générales de services, convention de preuve et d’acceptation préalable) et d’effectuer toutes les démarches nécessaires (Cnil, IRP, etc…).

Lexing Droit Sécurité des systèmes d’information

(1) Réponse ministérielle n°191 du 11-6-2013.




Lettre recommandée électronique : le décret est paru !

Le décret sur l’envoi de la lettre recommandée électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat est publié.

Ce décret, entré en vigueur le jour de sa publication, précise les modalités d’application de l’article 1369-8 du Code civil qui autorise l’envoi d’une lettre recommandée électronique.

En revanche, ce décret ne fixe pas les exigences requises pour que la preuve du procédé permettant l’apposition de la date soit fiable.

La publication du décret a également été suivie de la publication par l’Arcep d’un avis relatif au projet de décret ,avis rendu nécessaire par les dispositions des Art. L.5 et L36-5 du CPCE.

Le décret définit les obligations de l’expéditeur et du tiers acheminant, ainsi que la procédure de réception par le destinataire, et, le cas échéant, les obligations du prestataire de service postal lorsque la LRE fait l’objet d’un acheminement physique. Le décret établit une distinction selon que le destinataire de la lettre recommandée électronique dispose de la qualité de professionnel ou non. Seul le destinataire non-professionnel peut en effet ne pas accepter ce mode d’envoi. L’expéditeur procèdera donc au recueil du consentement préalable du destinataire.

Outre cette information, l’expéditeur doit fournir, à chaque envoi, ses nom et prénom ou sa raison sociale, son adresse de courrier électronique et son adresse postale. Il fournit également les nom et prénom ou la raison sociale du destinataire, ainsi que son adresse postale ou de courrier électronique. Il opte pour une LRE avec ou sans avis de réception, imprimé sur papier ou non, avec ou sans garantie contre les risques de perte, vol ou détérioration.

Le tiers acheminant doit également s’identifier auprès de l’utilisateur du service en fournissant un certain nombre d’informations obligatoires telles que ses nom, prénom ou sa raison sociale, son identifiant RCS ou répertoire des métiers, les nom et adresse de l’autorité lui ayant délivré son autorisation d’activité, et son numéro individuel d’identification, s’il est assujetti à la TVA.

Après expédition de la LRE, le tiers acheminant envoie une preuve de dépôt à l’expéditeur contenant une nouvelle fois son identification, les date et heure du dépôt électronique du message et, si l’expéditeur a choisi ce mode d’envoi, l’identification du prestataire de services postaux chargé de la remise papier.

Par la suite, le tiers acheminant est bien entendu chargé de faire parvenir la LRE au destinataire. Il informe alors par courrier électronique le destinataire qu’une lettre recommandée va lui être envoyée et qu’il dispose d’un délai de 15 jours à compter du lendemain pour l’accepter ou la refuser. Toutefois, le destinataire n’est pas informé au préalable de l’identité de l’expéditeur.

Lorsque l’envoi avec avis de réception a été choisi, le tiers adresse, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai d’acceptation, un courrier électronique reprenant les informations de la preuve de dépôt, ainsi que la date et l’heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé l’envoi, ou son absence de prise de connaissance de l’envoi. La preuve de dépôt, le document original électronique, ainsi que son empreinte informatique, sont conservés pendant une durée d’un an par le tiers acheminant pour être consultés par l’expéditeur.

Si le destinataire non professionnel n’a pas préalablement consenti à l’envoi électronique, le tiers procède à l’impression papier et à la mise sous enveloppe. La distribution est assurée par un prestataire de services postaux conformément aux dispositions de l’art. L.3 du CPCE.

Le prestataire de services postaux est alors assujetti aux mêmes obligations que lorsqu’il procède à un envoi de lettre recommandée traditionnelle. Il renvoie un avis de réception à l’expéditeur. Le cas échéant, il en adresse également une copie au tiers chargé de l’acheminement et informe le destinataire de la mise en instance pendant 15 jours à compter du lendemain de la présentation ainsi que le lieu de retrait.

Les rédacteurs du décret semblent avoir tenu des recommandations contenues dans l’avis de l’Arcep à l’exception, cependant, de celle relative à l’ouverture du marché à d’autres opérateurs que les prestataires de services postaux tels que définit à l’art. L1 du CPCE et procédant à des distributions par tournées régulières.

Décret 2011-144 du 2 février 2011

Arcep, Avis 2010-0764 du 6 juillet 2010