Visioconférence Informatique et libertés : bilan et perspectives

Visioconférence Informatique et libertésAlain Bensoussan animera le 22 septembre 2020 un petit-déjeuner débat en visioconférence sur le thème « Informatique et libertés : Bilan et perspectives ».

Informatique et libertés : bilan d’activité de la Cnil

2019 marque une étape importante. C’est la première année civile de mise en pratique opérationnelle du Règlement général européen sur la protection des données personnelles (RGPD).

Le 40e rapport d’activité de la Cnil publié en juin montre une hausse des plaintes (+27% par rapport à 2018) dont 20 % de plaintes transfrontalières et 14,7% concerne la prospection commerciale.

Par ailleurs, 2019 est également une année record s’agissant du montant cumulé d’amendes : sept amendes infligées pour un montant total de 51 370 000 euros. 8 sanctions ont été prononcées, dont une amende record de 50 millions d’euros pour infraction au RGPD, peine confirmée en juin 2020 par le Conseil d’Etat.

Ces sanctions concernaient principalement des atteintes à la sécurité des données personnelles, des manquements à l’obligation d’information des personnes, des manquements liés aux durées de conservations des données et dans un cas, le non-respect du droit d’accès prévu par le RGPD.

Informatique et libertés perspectives : stratégie de contrôle de la Cnil pour 2020

La stratégie de contrôle annoncée par la Cnil pour 2020 est axée sur 3 thématiques prioritaires en lien avec les préoccupations quotidiennes des Français :

  • les données de santé,
  • la géolocalisation pour les services de proximité ainsi que
  • les cookies et autres traceurs.

La crise sanitaire du Covid-19 marque bien évidemment ce plan d’action : télétravail, continuité d’activité, données sanitaires pouvant être traitées par les employeurs, etc.

Dans le cadre de ce petit-déjeuner débat, nous vous proposons de préciser les actions à mettre en œuvre pour assurer la conformité de vos activités à la réglementation Informatique et libertés.

Inscrivez-vous pour participer à la visioconférence qui aura lieu mardi 22 septembre 2020 entre 9h et 11h.

Inscriptions closes.

 




Contract Manager face à la crise sanitaire : premiers enseignements

Eric Le Quellenec

Eric Le Quellenec, a participé au colloque « Contract Manager face à la crise sanitaire : premiers enseignements » organisé par le Centre de Formation Permanente – Université Paris 2 et l’Aducma, Association du DU de Contract Management d’Assas, intervenant sur la thématique de la protection des données personnelles.

Covid-19, données personnelles et vie privée

La crise sanitaire de la Covid-19 engendre de nombreux retards ou reports dans l’exécution des projets de toute nature. Le contract manager, en lien avec le project manager, doit savoir si l’indisponibilité de collaborateurs ou d’équipes clients côté utilisateur nécessite justement de :

  • revoir le planning projet,
  • mettre en place un complément de budget ou peut-être encore
  • réorganiser le phasage de lots.

Par conséquent, ces mesures nécessitent d’avoir une vue claire sur qui est absent, indisponible et pendant combien de temps. Cela supposerait qu’il puisse y avoir nécessité au niveau des personnes clés du projet d’individualiser la gestion des équipes.

Il pourrait être tentant d’avoir une vue claire sur les arrêts maladie voire peut-être l’état de santé des personnes clés du projet en prenant leur température. Cela n’est pas possible.

Ainsi, dans des recommandations très claires, le Cnil a indiqué que malgré la Covid-19, il n’y a pas de régime d’exception sur la collecte des données de santé. Il n’est pas possible d’avoir un fichier de santé qui répertorie de telles données a fortiori sur des relevés de température.

Le contract manager doit bien faire avec les outils comme le dossier de risques, le dossier de problèmes mais aussi le suivi des actions. Par exemple, il convient de mettre en œuvre le principe de la minimisation de la collecte des données personnelles, s’en tenir à une approche chiffrée, objective qui permette de mesurer impact sur l’exécution contrat et prendre les mesures adaptées au niveau de la gestion du projet au travers d’un nouveau phasage des lots ou envisager de régulariser un avenant, lequel supposera la signature des parties.

L’action du contract manager ne doit pas se faire en violation du RGPD. La prise de mesures adaptées nécessite d’appliquer la démarche et d’utiliser les outils à sa disposition.

L’usage de la vidéoconférence par le contract manager en négociation

La vie des affaires ne s’est pas arrêtée pendant la crise de la Covid-19. Simplement, il a fallu s’adapter et de réunions que l’on privilégie en présentiel lorsque l’on parle de négociation de contrat, il a fallu se contenter de visioconférence voire de téléconférence. Les outils sont nombreux, le Contract Manager aura tendance à utiliser les outils qui sont ceux de son entreprise.

Pour des raisons de compatibilité, il a parfois été nécessaire d’utiliser des outils grands publics comme Facetime ou l’outil vidéo proposé dans Messenger. Pour des raisons de confidentialité, il est nécessaire, dans certaines négociations sensibles, de :

  • régulariser certains accords de confidentialité et
  • fixer des règles comme l’interdiction de la captation du son ou des images afin de préserver la loyauté des échanges.

Il a fallu une meilleure coordination ou discipline dans le déroulement de ces réunions ou séances de travail, tout particulièrement en phase de négociation :

  • présentation obligatoire des parties (tour de table) et
  • mise à disposition d’un ordre du jour écrit
  • suivi d’un compte-rendu avec plan d’action associé.

Sur la phase de négociation contractuelle, la plus sensible, en séance, il est assez aisé d’anticiper les réactions des uns et des autres et de s’accorder un peu de souplesse dans le déroulement des échanges et, peut-être, organiser des pauses.

En visioconférence, sur une session liée à un créneau horaire donné et fixé à l’avance, cela est plus compliqué. Il faut, pour chaque contract manager réunissant autour de lui des parties, s’assurer que chacune puisse, en temps utile :

  • s’exprimer et
  • bénéficier le moment venu d’une pause autant que nécessaire, sans perdre la session de visioconférence.

Il faut également :

  • prévoir que le micro soit en mode « muet » et
  • partager autant que de besoin son écran lorsque des clauses sensibles doivent être discutées en séance.

Une réorganisation plutôt qu’une révolution

Ces règles doivent s’appliquer lorsque l’on est sur des réunions de gestions de projet auxquelles le contract manager est associé. A cet effet, il doit également s’assurer avec les parties prenantes, que :

  • chacun ait la possibilité de s’exprimer et
  • les idées partagées au cours de cette réunion le soient d’une manière transparente, accessible et constructive.

La Covid-19 n’a pas révolutionné la manière de travailler à distance. Elle a plutôt contraint à se réorganiser et être un peu plus sensible à ces règles de travail collaboratif afin que la cible et les résultats obtenus soient atteints et partagés de tous.

Eric Le Quellenec,
Avocat au barreau de Paris
Lexing Informatique Conseil




Sociétés : comment gérer les réunions obligatoires en confinement

réunions obligatoires en confinementLa gestion des réunions obligatoires en confinement est une problématique qui se pose à de nombreux organismes en cette période de pandémie du Covid-19.

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, a adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des groupements de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement prises et d’assurer ainsi la continuité de leur fonctionnement.

Très large quant à son champ d’application, cette ordonnance couvre l’ensemble des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des groupements de droit privé.

Réunions obligatoires en confinement : quels sont les organismes concernés ?

Cette ordonnance, couvre l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé, notamment et sans que cette liste soit limitative :

  • les sociétés civiles et commerciales ;
  • les sociétés en participation ;
  • les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
  • les coopératives ;
  • les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
  • les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
  • les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
  • les fonds de dotation et les fonds de pérennité ;
  • les associations et les fondations.

Les assemblées et réunions obligatoires en confinement

Ces mesures couvrent l’ensemble des assemblées (assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, assemblées spéciales, assemblées des masses).

Convocation aux assemblées

Dans les sociétés cotées, aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société.

Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l’hypothèse dans laquelle ces sociétés ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de Covid-19.

Information des membres

L’ordonnance étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières.

Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.

Participation aux assemblées

L’ordonnance autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentants des instances représentatives du personnel) n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

L’application de ce dispositif est toutefois soumise à la condition que l’assemblée soit convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs.

Cette mesure emporte dérogation temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance (droit de poser des questions orales, droit de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

En revanche, elle est sans effet sur les autres droits des membres (droit de voter, droit de poser des questions écrites et droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

S’il est décidé d’en faire application, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui régissent la société (envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (avis de réunion ou autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

Délibération des assemblées

Afin de faciliter la participation des membres aux assemblées qui se tiendront à huis clos, l’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats.

La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire.

Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

L’ordonnance assouplit également pour l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, le recours à la consultation écrite pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Enfin, l’ordonnance aménage exceptionnellement les formalités de convocation des réunions obligatoires en confinement dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de son application.

Cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date.

Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés (les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être).

Les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

L’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.

Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.

Toutefois, afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.

L’ordonnance étend et assouplit enfin le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non sous réserve d’être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.

Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Entrée en vigueur et application dans le temps

Ces nouvelles dispositions qui vont permettre d’organiser les réunions obligatoires en confinement et revêtent un caractère exceptionnel et temporaire, sont applicables rétroactivement depuis le 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai par décret en Conseil d’Etat sans pouvoir toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.

Pierre-Yves Fagot
Lexing Droit de l’entreprise




Réunions des IRP : la visioconférence enfin consacrée

Réunions des IRP : la visioconférence enfin consacréeGrâce au décret du 12 avril 2016, les réunions des IRP (institutions représentatives du personnel) vont se moderniser.

Le décret n° 2016-453 du 12 avril 2016, entré en vigueur le 15 avril 2016 (1), pris en application de la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi (2) insuffle un vent de modernité sur les réunions des IRP.

Jusqu’à présent, la visioconférence des réunions des IRP était pratiquée en-dehors de tout cadre juridique. En vue de sécuriser le recours à ce procédé, la loi du 17 août 2015 a consacré cette pratique, et le décret du 12 avril 2016 en a précisé ses modalités. Notons, à titre liminaire, que le dispositif visé ne s’applique qu’aux entreprises d’au moins cinquante salariés.

Institutions représentatives concernées

La tenue des réunions en visioconférence s’applique au comité d’entreprise (CE), au comité central d’entreprise, au comité de groupe, au comité d’entreprise européen, au comité de la société européenne, au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), ainsi qu’aux réunions communes à plusieurs institutions (3). En d’autres termes, seuls les délégués du personnel sont exclus du bénéfice de la visioconférence, ce qui soulève une difficulté quant aux réunions de la délégation unique du personnel (DUP). En effet, si la réunion traite de sujets relevant de la compétence du CE ou du CHSCT, la visioconférence est désormais possible. En revanche, ce n’est pas le cas si les sujets abordés relèvent des attributions des délégués du personnel. La loi travail envisage de lever cette difficulté en permettant à la DUP de recourir à la visioconférence lors des réunions.

Initiative de l’enregistrement des réunions des IRP

L’enregistrement des réunions peut résulter d’une décision du CE. Dans cette hypothèse, l’employeur ne peut s’y opposer, sauf si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel, tel que le risque de révélation des procédés de fabrication (4). La décision de recourir à la visioconférence peut également émaner de l’employeur, avec l’accord des élus du personnel, ou unilatéralement dans la limite de trois réunions par an.

Garanties techniques

Au regard des dispositions du décret du 12 avril 2016, le dispositif de visioconférence doit garantir l’identification des membres et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations (4).

Vote à bulletin secret

En cas de vote à bulletin secret, le vote doit avoir lieu de manière simultanée, c’est-à-dire que les votants doivent disposer d’une durée de vote identique (6) afin de respecter le principe d’égalité. Lorsque le vote est organisé par voie électronique, le secret du vote doit être garanti dans les mêmes conditions. L’expression d’un vote ne doit jamais permettre de révéler l’identité de son auteur. Outre la confidentialité des données transmises, le système électronique doit assurer la sécurité de l’adressage des codes d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement.

Délai d’établissement du procès-verbal

L’autre apport du décret du 12 avril 2016 relève de la fixation du délai dans lequel le secrétaire du comité d’entreprise doit élaborer le procès-verbal de la réunion. En l’absence d’accord collectif, le décret fixe ce délai à quinze jours à compter de la réunion. A l’issue de ce délai, le secrétaire du comité d’entreprise doit avoir établi le procès-verbal de la réunion et l’avoir transmis à l’employeur (7).

Emmanuel Walle
Clémentine Joachim
Lexing Droit Social Numérique

(1) Décret 2016-453 du 12-4-2016 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel (JO du 14-4-2016).
(2) Loi 2015-994 du 17-8-2015 relative au dialogue social et à l’emploi (JO du 18-8-2015).
(3) C. trav. art. L 2325-5-1 ; art. L 2327-13-1 ; art. L 2341-12 ; art. L 2353-27-1 et art. L 4614-11-1.
(4) C. trav. art. D 2325-3-2.
(5) C. trav. art. D 2325-1-1.
(6) C. trav. art. D 2325-1-2.
(7) C. trav. art. D 2325-3-1.