Infogérance internationale
Une gestion très délicate
Dans un contexte de mondialisation des relations commerciales, de délocalisation et de flux transfrontalier d’informations, l’infogérance s’effectue de plus en plus souvent dans un contexte internationalisé. Une entreprise peut ainsi confier à un prestataire l’externalisation de son système d’information incluant le siège français par exemple et ses diverses filiales et établissements étrangers. La mise en œuvre d’un projet d’infogérance de nature internationale, bien que proche d’un projet national dans son processus, a toutefois des incidences particulières sur les plans technique, organisationnel, économique, sociale et juridique dont il convient de tenir de compte. Le prestataire, pour sa part, doit disposer des infrastructures ou partenaires susceptibles de traiter l’entier périmètre du système du client.
L’organisation contractuelle
Un choix sur le plan opérationnel, qui n’est pas sans incidence sur le plan de la gestion des relations contractuelles, doit alors s’opérer en fonction du périmètre des prestations à effectuer.
En effet, si le périmètre de la prestation inclut par exemple l’administration et la maintenance des systèmes locaux en ce compris les postes de travail et l’assistance aux utilisateurs, le prestataire devra s’appuyer sur ses propres filiales locales ou des partenaires sous-traitants.
L’architecture des relations contractuelles peut prendre alors de multiples visages.
Les deux sociétés mères peuvent conclure un contrat incluant le périmètre mondial et prévoyant en annexe des conventions d’applications par pays pour tenir compte des aspects locaux.
Le prestataire pour sa part, s’il ne dispose pas de structure locale dans les lieux concernés, sera dans l’obligation de conclure un contrat de sous-traitance avec ses propres partenaires locaux qui n’auront pas de lien contractuel direct avec les filiales locales.
Il peut également être décidé de signer entre les deux sociétés mères un contrat cadre prévoyant que les filiales locales respectives signeront un contrat d’application entre elles s’inscrivant dans le cadre des principes retenus dans la convention cadre.
Un tel processus peut favoriser la prise en compte des aspects purement locaux mais entraîne un risque de déperdition des gains de productivité attendus dans le cadre d’un contrôle centralisé.
Sur le plan strictement juridique, en cas de litige, la situation peut de révéler complexe, les contrats locaux étant soumis à une loi différente du contrat cadre auquel ils se rattachent. Les sociétés contractantes peuvent également décider de créer ensemble des structures locales, ce qui permet de renforcer le partenariat mais nécessite un processus plus lourd.
En revanche, si le périmètre de la prestation ne nécessite pas d’intervention sur site mais peut se satisfaire d’une gestion à distance, il est bien entendu beaucoup plus opportun de conclure un contrat unique prenant en compte l’ensemble du périmètre. C’est le cas le plus fréquent, car il est généralement moins coûteux de disposer d’un service informatique local interne à l’entreprise pour assurer le premier niveau d’intervention, la gestion du parc matériel et l’assistance aux utilisateurs, que d’avoir recours à la multiplicité d’interventions externes, même dans le cadre d’un partenariat global.
La prise en compte des aspects locaux
Dans tous les cas cependant, il est nécessaire de tenir compte sur le plan opérationnel à la fois du contexte international et des impératifs locaux.
Chaque pays concerné peut avoir en effet des dispositions propres en matière par exemple de droit social ou de droit fiscal.
Il est nécessaire également de prévoir un modus operendi concernant la prise en compte de besoins propres aux différentes entités et de déterminer quels sons les centres décisionnels pour éviter la mise en œuvre par exemple de modifications variées en fonction des pays sur le système d’information et une déperdition de cohérence.
Ce modus operendi doit prendre en compte des éléments aussi basiques que la ou les langues des différents documents de projet émis, la langue des intervenants en cas de help desck et les décalages horaires, car ils peuvent avoir un impact non négligeable sur le coût s’ils nécessitent une organisation particulière.
Par ailleurs, les principes d’évolution du périmètre contractuel sont extrêmement importants à gérer dans un contexte international, la multiplication des sites induisant un plus grand potentiel d’accroissement ou de réduction de ces sites.
L’adoption d’une démarche pragmatique et souple
Outre différents aspects spécifiques au contexte international, la mise en œuvre du projet d’infogérance, implique, comme dans un contexte national, qu’il soit procédé à un état des lieux de l’existant, à la détermination des objectifs, à des éventuels transferts d’actif ou de licence, voire de personnel.
La situation idéale serait d’être à même d’avoir cartographié le projet dans tous ses aspects, préalablement à sa mise en œuvre et à la conclusion même du contrat.
Mais ceci, rajouté à la nécessité d’examiner les éventuelles lois locales d’ordre public pouvant avoir un impact, les aspects opérationnels locaux, les aspects financiers et fiscaux, fait qu’il est, dans la pratique, souvent impossible de les gérer en terme de prérequis, sauf à accepter un investissement en temps et en ressources extrêmement important en amont même de la mise en œuvre du projet.
Il convient alors dans ces conditions d’adopter une démarche pragmatique en fixant des objectifs cibles, en identifiant les prérequis à risque et ceux qui pourront être pris en compte ultérieurement ou le moment venu, en concluant un contrat organisé sur la base de principes forts à respecter et prévoyant des modalités souples et concertées de mise en œuvre opérationnelles.
Un véritable partenariat doit être mis en place pour favoriser une concertation et un engagement de synergie dans la résolution du problème qui pourrait être rencontré lors de la mise en œuvre, tout en prévoyant des objectifs clairs et des engagements forts sur les points déterminants et en mettant en place des mécanismes en cas de situation de blocage ou d’obstacles imprévus.
La complexité de ce type de projet nécessite donc une gestion très particulière et la mise en œuvre d’un contrat qui en est le reflet.