Comptabilités informatisées : attention à l’archivage de l’historique
La 12e Conférence annuelle « Panorama des redressements fiscaux », organisée par Les Echos Conférences le 17 juin 2010, a passé en revue plus de 50 redressements en présence des représentants de l’administration fiscale, du Conseil d’Etat et des entreprises. Parmi les points abordés figure le problème de l’historique du système d’information qui génère les comptabilités informatisées. L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales (LPF) impose la conservation par l’entreprise de toutes les informations, documents comptables immatériels, pièces justificatives immatérielles, données élémentaires, documents et traitements, dans leur format d’origine pendant un délai minimum de trois (3) années, dès lors que ces informations concourent directement ou indirectement à la formation d’un résultat porté sur une déclaration fiscale.
Cependant, les entreprises sont fréquemment confrontées à des situations où elles sont amenées à changer ou modifier l’environnement matériel et/ou logiciel de leur système d’information, en raison d’un changement d’application lié à une évolution logicielle, d’un changement des besoins de l’entreprise ou encore à des mesures de restructuration comme une fusion ou une acquisition.
En raison de la complexité des systèmes d’information, un changement même minime comme celui d’une application, d’un paramétrage ou des données permanentes peut altérer la conformité du système comptable de nature à rendre impossible la réalisation ultérieure des demandes de traitement de l’administration fiscale des fichiers générés par le système ou l’application changés ou modifiés.
Dans ces situations, l’entreprise peut perdre l’historique de la comptabilisation de ses opérations et se trouver dans l’impossibilité d’effectuer les traitements qui lui seraient demandés par un vérificateur en cas de contrôle ultérieur, dès lors que ces traitements porteront sur des fichiers générés par des applications ou un système modifié ou changé.
L’entreprise doit donc s’assurer du maintien de sa conformité au plan fiscal en ce qui concerne le passé, la période transitoire et la période future sous le nouveau système. La solution optimale consisterait à conserver l’environnement informatique tel qu’il existait avant le changement y compris le matériel correspondant. En pratique, cette solution est rarement retenue en raison, notamment, du coût qui en résulte pour l’entreprise.
Pour satisfaire aux obligations fiscales et éviter cette solution optimale, il semble possible de retenir la solution suivante qui consiste à :
Si dans cette hypothèse de conservation alternative minimale, les traitements ne sont pas conservés, il est néanmoins indispensable que l’entreprise conserve, au travers d’une documentation adaptée, les règles de gestion des traitements qui ont été mises en œuvre.