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Fiscalité

Dispense de l’obligation de conservation sous forme papier du double des factures clients

L’administration fiscale dispense les entreprises de l’obligation de conserver, sous forme papier, le double des factures qu’elles créent sous forme électronique. L’instruction fiscale du 11 janvier 2007 précise, toutefois, les conditions de conservation, sous forme électronique, des doubles de factures transmises aux clients sur support papier. Pour la conservation du « double original » de leurs factures, créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont la possibilité : soit de continuer à conserver un double papier de la facture envoyée, soit de choisir de n’en conserver qu’un « double électronique ». Dans ce cas, la valeur de preuve du « double électronique » est conditionnée par l’utilisation d’un dispositif technique assurant au système d’information une fiabilité équivalente à celle que procure l’impression des factures sur papier. C’est seulement à cette condition qu’il pourra constituer ce que l’on appelle une reproduction « fidèle et durable » de l’original.

Durant toute la période de conservation du fichier (6 ans), l’entreprise devra s’assurer que son contenu peut être restitué, à la demande de l’administration, dans un langage « clair et visible ». A ce titre, l’ensemble des informations, ayant conduit à l’élaboration de l’intégralité des indications figurant sur l’original de la facture adressé sur support papier au client, doit être repris, à l’identique, dans le fichier contenant le « double électronique » de la facture destiné à être conservé. Le système d’archivage doit, en outre, permettre à l’entreprise de répondre à des demandes sélectives de l’administration fiscale, notamment à la restitution des informations sur support papier. Pour l’administration fiscale, l’opération d’enregistrement du « double électronique » doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’opération d’impression de l’original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.

Pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du « double électronique », depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double, l’administration préconise les fonctionnalités minimales suivantes :

  • la constitution d’un fichier comprenant l’ensemble des informations se rapportant aux mentions obligatoires figurant sur l’original de la facture adressée sur support papier ;
  • l’enregistrement de ce fichier sur un support de conservation (support optique, support magnétique), avec sa date et ses modalités d’enregistrement, afin d’assurer l’authenticité du contenu par rapport à la facture papier.

    Instruction fiscale 3 E-1-07 du 11 janvier 2007

    (Mise en ligne Janvier 2007)