Contract Manager face à la crise sanitaire : premiers enseignements

Eric Le Quellenec

Eric Le Quellenec, a participé au colloque « Contract Manager face à la crise sanitaire : premiers enseignements » organisé par le Centre de Formation Permanente – Université Paris 2 et l’Aducma, Association du DU de Contract Management d’Assas, intervenant sur la thématique de la protection des données personnelles.

Covid-19, données personnelles et vie privée

La crise sanitaire de la Covid-19 engendre de nombreux retards ou reports dans l’exécution des projets de toute nature. Le contract manager, en lien avec le project manager, doit savoir si l’indisponibilité de collaborateurs ou d’équipes clients côté utilisateur nécessite justement de :

  • revoir le planning projet,
  • mettre en place un complément de budget ou peut-être encore
  • réorganiser le phasage de lots.

Par conséquent, ces mesures nécessitent d’avoir une vue claire sur qui est absent, indisponible et pendant combien de temps. Cela supposerait qu’il puisse y avoir nécessité au niveau des personnes clés du projet d’individualiser la gestion des équipes.

Il pourrait être tentant d’avoir une vue claire sur les arrêts maladie voire peut-être l’état de santé des personnes clés du projet en prenant leur température. Cela n’est pas possible.

Ainsi, dans des recommandations très claires, le Cnil a indiqué que malgré la Covid-19, il n’y a pas de régime d’exception sur la collecte des données de santé. Il n’est pas possible d’avoir un fichier de santé qui répertorie de telles données a fortiori sur des relevés de température.

Le contract manager doit bien faire avec les outils comme le dossier de risques, le dossier de problèmes mais aussi le suivi des actions. Par exemple, il convient de mettre en œuvre le principe de la minimisation de la collecte des données personnelles, s’en tenir à une approche chiffrée, objective qui permette de mesurer impact sur l’exécution contrat et prendre les mesures adaptées au niveau de la gestion du projet au travers d’un nouveau phasage des lots ou envisager de régulariser un avenant, lequel supposera la signature des parties.

L’action du contract manager ne doit pas se faire en violation du RGPD. La prise de mesures adaptées nécessite d’appliquer la démarche et d’utiliser les outils à sa disposition.

L’usage de la vidéoconférence par le contract manager en négociation

La vie des affaires ne s’est pas arrêtée pendant la crise de la Covid-19. Simplement, il a fallu s’adapter et de réunions que l’on privilégie en présentiel lorsque l’on parle de négociation de contrat, il a fallu se contenter de visioconférence voire de téléconférence. Les outils sont nombreux, le Contract Manager aura tendance à utiliser les outils qui sont ceux de son entreprise.

Pour des raisons de compatibilité, il a parfois été nécessaire d’utiliser des outils grands publics comme Facetime ou l’outil vidéo proposé dans Messenger. Pour des raisons de confidentialité, il est nécessaire, dans certaines négociations sensibles, de :

  • régulariser certains accords de confidentialité et
  • fixer des règles comme l’interdiction de la captation du son ou des images afin de préserver la loyauté des échanges.

Il a fallu une meilleure coordination ou discipline dans le déroulement de ces réunions ou séances de travail, tout particulièrement en phase de négociation :

  • présentation obligatoire des parties (tour de table) et
  • mise à disposition d’un ordre du jour écrit
  • suivi d’un compte-rendu avec plan d’action associé.

Sur la phase de négociation contractuelle, la plus sensible, en séance, il est assez aisé d’anticiper les réactions des uns et des autres et de s’accorder un peu de souplesse dans le déroulement des échanges et, peut-être, organiser des pauses.

En visioconférence, sur une session liée à un créneau horaire donné et fixé à l’avance, cela est plus compliqué. Il faut, pour chaque contract manager réunissant autour de lui des parties, s’assurer que chacune puisse, en temps utile :

  • s’exprimer et
  • bénéficier le moment venu d’une pause autant que nécessaire, sans perdre la session de visioconférence.

Il faut également :

  • prévoir que le micro soit en mode « muet » et
  • partager autant que de besoin son écran lorsque des clauses sensibles doivent être discutées en séance.

Une réorganisation plutôt qu’une révolution

Ces règles doivent s’appliquer lorsque l’on est sur des réunions de gestions de projet auxquelles le contract manager est associé. A cet effet, il doit également s’assurer avec les parties prenantes, que :

  • chacun ait la possibilité de s’exprimer et
  • les idées partagées au cours de cette réunion le soient d’une manière transparente, accessible et constructive.

La Covid-19 n’a pas révolutionné la manière de travailler à distance. Elle a plutôt contraint à se réorganiser et être un peu plus sensible à ces règles de travail collaboratif afin que la cible et les résultats obtenus soient atteints et partagés de tous.

Eric Le Quellenec,
Avocat au barreau de Paris
Lexing Informatique Conseil

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