La force probante garantie aux dossiers médicaux numérisés

dossiers médicaux numérisésQu’apprend-on de l’ordonnance relative à la reconnaissance de la force probante des dossiers médicaux numérisés ? L’ordonnance gouvernementale n°2017-29 du 12 janvier 2017 (1 et 2), prise en application de l’article 204, I, 5° de la loi de modernisation de notre système de santé du 26 janvier 2016 (3), vise à :

d) Encadrer les conditions de destruction des dossiers médicaux conservés sous une autre forme que numérique quand ils ont fait l’objet d’une numérisation et préciser les conditions permettant de garantir une valeur probante aux données et documents de santé constitués sous forme numérique.

Dossiers médicaux numérisés : quels documents sont concernés ?

Les nouveaux articles du Code de la santé publique (CSP art. L. 1111-25 à L. 1111-31) créés par l’ordonnance encadrent, d’une part, la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel, constituant les dossiers médicaux numérisés et, d’autre part, la destruction des dossiers médicaux.

L’ordonnance fixe un périmètre assez large qui englobe les documents comportant des données de santé à caractère personnel produits, reçus ou conservés, à l’occasion d’activités de prévention, de diagnostic, de soins, de compensation du handicap, de prévention de perte d’autonomie, ou de suivi social et médico-social réalisées dans les conditions de l’article L. 1110-4.

Les documents doivent donc avoir été produits, reçus ou conservés dans un contexte médical, social ou médico-social, par quatre catégories de professionnels ou entités :

  1. Un professionnel de santé, un établissement ou service de santé ;
  2. Un professionnel ou organisme concourant à la prévention ou aux soins dont les conditions d’exercice ou les activités sont régies par le présent code ;
  3. Le service de santé des armées ;
  4. Un professionnel du secteur médico-social ou social ou un établissement ou service social et médico-social mentionné au I de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.

Dossiers médicaux numérisés : quels sont les principes posés ?

Les principes posés par l’ordonnance concernant les documents numérisés ou électroniques sont en concordance avec les dispositions du Code civil relatives à la preuve par écrit (C. civ. art. 1363 et s.).

En effet, une copie numérique de l’un des documents mentionnés ci-dessus est de force probante équivalente à celle du document papier original, à condition que la copie résulte d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État (C. civ. art. 1379) (4). La copie doit notamment être accompagnée d’un certain nombre d’informations, comme le contexte et la date de la numérisation et doit contenir une empreinte électronique, garantissant que toute modification ultérieure de la copie est détectable.

Après numérisation dans les conditions précitées, le document peut être détruit avant le terme du de la durée légale de conservation du document ou de la durée de conservation des données à caractère personnel en vertu de la loi Informatique et libertés (L. 78-17 du 6-1-1978), des dispositions particulières étant prévues pour les archives publiques.

La même force probante qu’un document papier est également attribuée aux documents créés sous forme numérique, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (CSP art. L. 1111-27 et C. civ. art. 1366).

S’agissant de la signature, sur un document papier ou numérisé, elle signifie de la part du patient la reconnaissance du contenu ou, le cas échéant, son consentement et de la part du professionnel, sa validation. Pour un document électronique, la signature doit respecter les conditions posées par le Code civil, à savoir un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache (CSP art. L. 1111-28 et C. civ. art. 1367).

L’ensemble de ces documents numériques peuvent être joints afin de créer un nouveau document pour la prise en charge des personnes concernées, dans la mesure où les modalités précédentes de numérisation ou de création d’un document numérique sont respectées (CSP art. L. 1111-29).

Il est enfin renvoyé aux référentiels établis par l’ASIP Santé en vertu de l’article L. 1110-4-1 du Code de la santé publique pour les conditions d’applications de ces principes et pour la détermination du procédé de signature électronique adapté à chaque type de document.

Marguerite Brac de La Perrière
Aude Latrive
Lexing Santé numérique

(1) Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.
(2) Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.
(3) Art. 204, loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé.
(4) Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil.

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