La tenue des comptabilités informatisées en toute sécurité

Dématérialisation et archivage électronique

Comptabilité informatisée

Tenue des comptabilités informatisées : la sécurité avant tout !

L’évolution des matériels et des logiciels mis à la disposition des entreprises pour la tenue de leur comptabilité a conduit l’administration à préciser les obligations fiscales et comptables des entreprises dans une nouvelle instruction du 24 janvier 2006 qui se substitue à ses deux précédentes instructions (1).

Cette nouvelle instruction rappelle le cadre juridique du contrôle des comptabilités informatisées en énonçant les principales règles afférentes à la tenue d’une comptabilité informatisée, sincère, régulière et probante, conformément au plan comptable général révisé de 1999 :

          

  • intangibilité des écritures après validation,
          
  • numérotation chronologique,
          
  • permanence du chemin de révision entre l’écriture et la pièce justificative qui en est à l‘origine.

    Le périmètre du contrôle des comptabilités informatisées s’étend notamment aux données qui concourent indirectement aux écritures comptables issues du domaine de gestion auquel les entreprises recourent de plus en plus pour le suivi, par exemple, de la facturation ou de la production.

    L’instruction fiscale précise que la mise en place de la traçabilité d’éventuelles modifications des données, ainsi que le recours à la signature électronique pour renforcer le caractère incontestable de l’archivage effectué sont de nature à garantir aux entreprises qu’elles se conforment à leurs obligations de conservation.

    La procédure d’archivage qui intervient lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable, doit être distinguée de la procédure de sauvegarde dans la mesure où une sauvegarde ne permet pas toujours de satisfaire aux obligations de conservation définies par les textes.

    Le format type des copies de fichiers accepté par l’administration est précisé pour tenir compte des évolutions technologiques.

    L’instruction rappelle les différentes modalités du contrôle des comptabilités informatisées à la lumière de la jurisprudence du Conseil d’Etat (3) et les comportements de nature à constituer une opposition au contrôle fiscal et à entraîner une évaluation d’office des bases d’imposition.

    Notes
    BOI n°13 L-1-06
    (1) BOI n° 13 L-6-91 et n° 13 L-9-96.
    (2) CE 5 mai 1999, n° 197379 (SA Ardex ) – CE 16 juin 2003, n° 236503 (SARL Le Veneto).

    Paru dans la JTIT n°50/2006 p.8

    (Mise en ligne Mars 2006)

  • Alain Bensoussan

    Dès 1978, Alain Bensoussan, avocat à la Cour d’appel de Paris, spécialiste en droit de la propriété intellectuelle, en droit de l’informatique ainsi qu’en droit des relations internationales, a fondé un cabinet dédié au droit des technologies avancées.

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