Réunions des IRP : la visioconférence enfin consacrée

Grâce au décret du 12 avril 2016, les réunions des IRP (institutions représentatives du personnel) vont se moderniser.

Le décret n° 2016-453 du 12 avril 2016, entré en vigueur le 15 avril 2016 (1), pris en application de la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi (2) insuffle un vent de modernité sur les réunions des IRP.

Jusqu’à présent, la visioconférence des réunions des IRP était pratiquée en-dehors de tout cadre juridique. En vue de sécuriser le recours à ce procédé, la loi du 17 août 2015 a consacré cette pratique, et le décret du 12 avril 2016 en a précisé ses modalités. Notons, à titre liminaire, que le dispositif visé ne s’applique qu’aux entreprises d’au moins cinquante salariés.

Institutions représentatives concernées

La tenue des réunions en visioconférence s’applique au comité d’entreprise (CE), au comité central d’entreprise, au comité de groupe, au comité d’entreprise européen, au comité de la société européenne, au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), ainsi qu’aux réunions communes à plusieurs institutions (3). En d’autres termes, seuls les délégués du personnel sont exclus du bénéfice de la visioconférence, ce qui soulève une difficulté quant aux réunions de la délégation unique du personnel (DUP). En effet, si la réunion traite de sujets relevant de la compétence du CE ou du CHSCT, la visioconférence est désormais possible. En revanche, ce n’est pas le cas si les sujets abordés relèvent des attributions des délégués du personnel. La loi travail envisage de lever cette difficulté en permettant à la DUP de recourir à la visioconférence lors des réunions.

Initiative de l’enregistrement des réunions des IRP

L’enregistrement des réunions peut résulter d’une décision du CE. Dans cette hypothèse, l’employeur ne peut s’y opposer, sauf si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel, tel que le risque de révélation des procédés de fabrication (4). La décision de recourir à la visioconférence peut également émaner de l’employeur, avec l’accord des élus du personnel, ou unilatéralement dans la limite de trois réunions par an.

Garanties techniques

Au regard des dispositions du décret du 12 avril 2016, le dispositif de visioconférence doit garantir l’identification des membres et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations (4).

Vote à bulletin secret

En cas de vote à bulletin secret, le vote doit avoir lieu de manière simultanée, c’est-à-dire que les votants doivent disposer d’une durée de vote identique (6) afin de respecter le principe d’égalité. Lorsque le vote est organisé par voie électronique, le secret du vote doit être garanti dans les mêmes conditions. L’expression d’un vote ne doit jamais permettre de révéler l’identité de son auteur. Outre la confidentialité des données transmises, le système électronique doit assurer la sécurité de l’adressage des codes d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement.

Délai d’établissement du procès-verbal

L’autre apport du décret du 12 avril 2016 relève de la fixation du délai dans lequel le secrétaire du comité d’entreprise doit élaborer le procès-verbal de la réunion. En l’absence d’accord collectif, le décret fixe ce délai à quinze jours à compter de la réunion. A l’issue de ce délai, le secrétaire du comité d’entreprise doit avoir établi le procès-verbal de la réunion et l’avoir transmis à l’employeur (7).

Emmanuel Walle
Clémentine Joachim
Lexing Droit Social Numérique

(1) Décret 2016-453 du 12-4-2016 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel (JO du 14-4-2016).
(2) Loi 2015-994 du 17-8-2015 relative au dialogue social et à l’emploi (JO du 18-8-2015).
(3) C. trav. art. L 2325-5-1 ; art. L 2327-13-1 ; art. L 2341-12 ; art. L 2353-27-1 et art. L 4614-11-1.
(4) C. trav. art. D 2325-3-2.
(5) C. trav. art. D 2325-1-1.
(6) C. trav. art. D 2325-1-2.
(7) C. trav. art. D 2325-3-1.