Sociétés : comment gérer les réunions obligatoires en confinement
La gestion des réunions obligatoires en confinement est une problématique qui se pose à de nombreux organismes en cette période de pandémie du Covid-19.
L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, a adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des groupements de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement prises et d’assurer ainsi la continuité de leur fonctionnement.
Très large quant à son champ d’application, cette ordonnance couvre l’ensemble des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des groupements de droit privé.
Réunions obligatoires en confinement : quels sont les organismes concernés ?
Cette ordonnance, couvre l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé, notamment et sans que cette liste soit limitative :
- les sociétés civiles et commerciales ;
- les sociétés en participation ;
- les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
- les coopératives ;
- les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
- les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
- les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
- les fonds de dotation et les fonds de pérennité ;
- les associations et les fondations.
Les assemblées et réunions obligatoires en confinement
Ces mesures couvrent l’ensemble des assemblées (assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, assemblées spéciales, assemblées des masses).
Convocation aux assemblées
Dans les sociétés cotées, aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société.
Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l’hypothèse dans laquelle ces sociétés ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de Covid-19.
Information des membres
L’ordonnance étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières.
Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.
Participation aux assemblées
L’ordonnance autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentants des instances représentatives du personnel) n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
L’application de ce dispositif est toutefois soumise à la condition que l’assemblée soit convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs.
Cette mesure emporte dérogation temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance (droit de poser des questions orales, droit de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).
En revanche, elle est sans effet sur les autres droits des membres (droit de voter, droit de poser des questions écrites et droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).
S’il est décidé d’en faire application, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui régissent la société (envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (avis de réunion ou autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.
Délibération des assemblées
Afin de faciliter la participation des membres aux assemblées qui se tiendront à huis clos, l’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats.
La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire.
Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.
L’ordonnance assouplit également pour l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, le recours à la consultation écrite pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.
Enfin, l’ordonnance aménage exceptionnellement les formalités de convocation des réunions obligatoires en confinement dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de son application.
Cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date.
Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés (les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être).
Les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction
L’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.
Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.
Toutefois, afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.
L’ordonnance étend et assouplit enfin le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non sous réserve d’être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.
Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
Entrée en vigueur et application dans le temps
Ces nouvelles dispositions qui vont permettre d’organiser les réunions obligatoires en confinement et revêtent un caractère exceptionnel et temporaire, sont applicables rétroactivement depuis le 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai par décret en Conseil d’Etat sans pouvoir toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.