Réduire les coûts de maintenance informatique sans risque
En cette période de restrictions, il est très tentant pour les Directions des Systèmes d’Information (DSI) de réduire les coûts de maintenance informatique (matériel et logiciel) par l’arrêt de certaines applications.
Pour qu’il y ait un réel retour sur investissement, cette décision ne doit pas être réalisée sans prendre certaines précautions. Elle passe nécessairement par le recensement et l’étude des contrats concernés non seulement en termes de durée et de reconduction des prestations de maintenance informatique mais aussi en termes de financement associé et d’amortissement comptable des actifs informatiques. Un audit s’impose !
Il est également nécessaire de faire attention aux obligations de restitution prévues dans les contrats de licence. Elles peuvent en effet poser des difficultés pour la restauration des données informatiques, tout particulièrement au regard des normes SOX (loi Sarbanes-Oxley) ou encore du contrôle fiscal des comptabilités informatisées (contrainte du rejeu). En cas de changement d’applicatif, il conviendra de s’assurer des possibilités d’export des écritures aux formats requis et de la valeur probante conférée au fichier des écritures ainsi généré. La plus grande vigilance s’impose à l’heure où de nouvelles normes informatiques viennent d’être définies pour les copies de fichiers des écritures comptables devant être remises à l’occasion d’un contrôle fiscal.
A compter du 1er janvier 2014, toutes les entreprises tenant une comptabilité informatisée auront l’obligation de remettre à l’administration fiscale leurs documents comptables sous forme dématérialisée pour les vérifications de comptabilités engagées. Toutes les entreprises industrielles et commerciales relevant d’un régime réel d’imposition sont concernées. En pratique, la remise des documents comptables prend la forme de la communication d’une copie des fichiers des écritures comptables à l’administration fiscale.
Pour en assurer la lecture par cette dernière, les copies de fichiers doivent respecter des normes informatiques spécifiques qui viennent d’être définies par l’arrêté du 29 juillet 2013 (1). Sont concernés :
- les fichiers destinés à faire l’objet de tris, de classements et de calculs ;
- et ceux destinés à faire l’objet de traitements informatiques.
Le respect de ces normes est obligatoire pour les contrôles des comptabilités informatisées des exercices clos à compter du 1er janvier 2013.
Jean-François Forgeron
Isabelle Pottier
Lexing Droit Informatique