dématérialisation des documents et courriers entrants

Sécurité des systèmes d’information

Dématérialisation des documents

Dématérialisation des documents et courriers papier entrants : un référentiel de pratiques

Une étude récente du cabinet Markess International apporte des éléments extrêmement intéressants quant aux pratiques des entreprises faces à la dématérialisation des documents et courriers entrants. L’enquête a porté sur un champ très large, c’est-à-dire 200 établissements privés ou publics dont la taille s’étend de moins de 100 salariés, à plus de 10 000 salariés. Les documents considérés sont, d’une part, les documents dématérialisés dès l’origine et transmis par e-mail, web ou en flux et d’autre part, les documents reçus en format papier, puis dématérialisés. Il ressort de l’enquête effectuée que, notamment, l’administration française était précurseur dans le domaine de la dématérialisation, de même que le secteur de la banque, de la finance et de l’assurance. Il est évident que l’intérêt le plus manifeste porte sur la dématérialisation des documents papier, selon des procédures plus ou moins automatisées et même externalisées.

Les motivations des structures qui dématérialisent leur courrier et documents entrants ou qui s’apprêtent à le faire sont :

  • une meilleure traçabilité des courriers et documents ;
  • un gain de temps ;
  • l’amélioration du partage de l’information et de la fluidité des échanges ;
  • la réduction des coûts au niveau du traitement, de la charte des fournitures, ainsi que du coût des courriers transférés entre les différents sites ou collaborateurs ;
  • l’amélioration de la réactivité.

    Il ressort de l’étude que la dématérialisation des documents influence les méthodes de travail par la mise en place de nouvelles procédures de distribution et d’affectation du courrier, mais aussi de stockage et d’archivage des documents ainsi dématérialisés. De même, un changement culturel peut intervenir par rapport aux habitudes de travail au format papier.

    Pour que cette pratique, qui est en essor, puisse totalement se développer, il faut lever les écueils rencontrés et analysés. Le principal est celui lié à la culture papier, qui demeure un élément culturel réel. Le montant des investissements à effectuer apparaît ensuite. Selon la taille des entreprises, la complexité du projet, compte tenu de leur impact organisationnel, doit être retenue. Il s’ajoute la méconnaissance des règles à appliquer concernant la dématérialisation des documents à valeur probante, notamment d’un point de vue légal. Enfin, la sécurité des documents entrants dématérialisés doit être assurée.

    Il apparaît que les bénéfices découlant de la dématérialisation des documents et courriers entrants peuvent clairement s’identifier : traçabilité, recherche/partage, archivage, réduction des délais. Du panel des entreprises interrogées, il ressort que 78 % de l’ensemble de leurs documents sera dématérialisé en 2010 contre 43 % en 2008 avec une accélération des échanges d’un bout à l’autre. L’évolution paraît donc devoir s’effectuer de façon réelle et rapide.

    Référentiel de pratiques, mai 2008, publié par Markess International

    (Mise en ligne Mai 2008)