Loi du mois de l’informatique et libertés
Norme simplifiée n° 46 : gestion du personnel
Le refus d’un salarié d’utiliser son badge n’est pas un motif de licenciement lorsque le système n’est pas déclaré à la CNIL
La norme simplifiée n° 46 remplace la norme simplifiée n° 37 et constitue par conséquent la nouvelle référence en matière de simplification des formalités dans le domaine de la gestion du personnel.
Elle opère ainsi une simplification majeure du fait que de nombreux traitements relevant en particulier du secteur privé devaient auparavant faire l’objet d’une déclaration normale.
Elle s’applique aux entreprises comme aux organismes publics, et en particulier aux collectivités territoriales, aux établissements publics et aux personnes morales de droit privé gérant un service public.
La norme n° 46 recouvre un périmètre de traitements extrêmement large qui nécessite de maîtriser son application pratique dans une logique de gestion du risque juridique.
D’une part, elle couvre des finalités de traitements ou fichiers qui vont au-delà de la simple gestion administrative des personnels : mise à disposition des personnels d’outils informatiques, gestion de la messagerie électronique et de l’accès à l’internet/intranet, gestion des autorisations d’accès aux applications et aux réseaux, etc..
D’autre part, la nouvelle norme comporte des limites aux situations qu’elle peut couvrir et aux traitements qui peuvent être réalisés sur la base de ses dispositions. Sont notamment exclus les traitements permettant un contrôle d’activités des personnels.
Aussi, les groupes internationaux doivent prendre en compte le fait que les traitements comportant la transmission de données vers des pays tiers à l’Union européenne ne bénéficient pas de la simplification.
Cette norme demeure une opportunité de simplification et doit être déployée au cas par cas. Le non-respect d’une norme simplifiée pouvant faire encourir un risque pénal, il s’agit de prendre en compte les spécificités de chaque entreprise et organisme.
Le texte
Délibération n°2005-002 de la Cnil du 13 janvier 2005