Communication des documents administratifs et de marchés publics

Les avis de la CADA s’étant multipliés ces dernières années sur la communication des documents administratifs en matière de marchés publics, la Direction des affaires juridiques du Ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi vient d’établir une typologie des documents communicables et non communicables.

Dans un premier temps, il est rappelé que les principes généraux de communication des pièces reposent sur la liberté d’accès aux documents administratifs. La CADA, autorité administrative indépendante, a en charge de veiller au respect de ces principes, mais elle ne dispose pas du pouvoir d’injonction, alors même que sa saisine est un préalable obligatoire à l’exercice d’un recours contentieux contre un refus de communication. Ainsi, les conditions relatives aux documents communicables peuvent être énumérées comme suit :

  • le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés ;
  • ce droit cesse lorsque les documents font l’objet d’une diffusion publique.

De plus, certains secrets font obstacle à la communication ; il est loisible d’en citer certains en matière de marchés publics :

  • le secret absolu valant à l’égard de tous, touchant notamment à la sécurité publique ;
  • le secret de la vie privée ;
  • le secret en matière industrielle et commerciale : mention protégée par le secret des procédés, mention protégée par le secret des informations économiques et financières et mention protégée par le secret des stratégies commerciales ;
  • le secret professionnel visant, par exemple, les correspondances échangées entre un avocat et son client.

Enfin, sur le plan des principes généraux, le respect des droits de propriété littéraire et artistique est affirmé et peut notamment concerner les prestataires informatiques, qui remettent des maquettes lors d’un dialogue compétitif ou des architectes, qui produisent des plans ou des esquisses lors de concours. Sur le plan pratique, la réflexion menée par la Direction des affaires juridiques du Ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi est de nature à apporter un nouvel éclairage aux acteurs de la commande publique, puisque trois typologies simples de documents sont définies :

  • les documents non communicables ;
  • les documents communicables de plein droit ;
  • les documents communicables sous réserve de l’occultation de certaines mentions.

Les listes qui suivent, établies au regard des avis rendus par la CADA au cours des dernières années, ne présentent, bien entendu, aucun caractère exhaustif et sont à combiner avec les principes généraux mentionnés ci-avant. La catégorie des documents non communicables en matière de marchés publics comprend :

  • les réponses des entreprises aux demandes complémentaires de la personne publique ;
  • les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats ;
  • les CV des membres du candidat retenu, l’organigramme de la société et le détail des équipes de salariés prévus ;
  • les déclarations fiscales ;
  • le détail technique et financier des offres des candidats non retenus ;
  • les mémoires techniques des candidats ;
  • les propositions techniques des candidats.

Les documents communicables de plein droit sont les suivants :

  • la délibération autorisant le lancement de la procédure ;
  • le règlement de la consultation ;
  • les lettres de consultation adressées aux entreprises ;
  • les lettres informant les candidats des conditions de négociation ;
  • les registres d’enregistrement des offres ;
  • les procès-verbaux d’ouverture des enveloppes et de réunions ;
  • la liste des candidats admis à présenter une offre ou invités à négocier ;
  • le nom des entreprises ayant déposé une offre ;
  • la liste des lots pour lesquels les entreprises ont soumissionné ;
  • la justification de la convocation des membres de la CAO ;
  • la décision d’attribution ;
  • l’acte d’engagement de l’entreprise retenue ;
  • les CCAP, CCTP ;
  • la répartition des horaires entre les membres d’un groupement ;
  • les variantes et options retenues ;
  • les documents relatifs aux quantités et aux conditions de prix ;
  • la lettre de visa du contrôleur financier ;
  • la copie de l’acte de notification du marché et son accusé de réception ;
  • l’avis d’attribution, s’il n’a pas fait l’objet d’une diffusion publique ;
  • la fiche de recensement des marchés ;
  • les avenants, les ordres de services, procès-verbaux de réception, documents de sous-traitance ;
  • les documents concernant l’exécution financière du marché : facture, décompte général et définitif.S’agissant des documents communicables sous réserve de l’occultation de certaines mentions, sont visés :
  • les correspondances échangées avec les candidats lors du déroulement de la mise en concurrence ;
  • les déclarations sur l’honneur, à l’exception des mentions couvertes par le secret commercial et industriel, tel le chiffre d’affaire ;
  • l’offre de prix global, mais aussi l’offre de prix détaillé de l’entreprise retenue ;
  • les documents, qui attestent ou garantissent la conformité réglementaire des équipements et installations qu’utilisera le titulaire ;
  • les conditions globales de prix des entreprises non retenues, le détail technique et financier de ces offres n’étant pas communicable ;
  • les procès-verbaux et les rapports de la commission d’appel d’offres relatifs à l’analyse et au classement des offres et au choix de l’attributaire, sauf pour ce qui concerne les mentions couvertes par le secret industriel et commercial ;
  • le rapport du maître d’œuvre ;
  • le rapport de présentation du marché ;
  • la demande d’annulation du préfet et de la motivation qui l’accompagne.

Loi 78-753 du 17-7-1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public.

(Mise en ligne Septembre 2009)

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