Communes : Covid-19 et registres nominatifs d’alerte

Les communes peuvent tenir des registres nominatifs d’alerte pour faciliter l’assistance des personnes vulnérables en situation d’urgence comme celle du Covid-19.

L’obligation légale pour les communes de faciliter l’assistance des personnes vulnérables

Deux lois prévoient la mise en place par les communes de registres nominatifs d’alerte pour faciliter les moyens d’alerte et d’information des populations en situation d’urgence comme la crise sanitaire du Covid-19 que nous vivons actuellement :

• la loi de 2004 relative à la solidarité pour l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées (1), prévoyant la mise en place, conjointement par le préfet du département et le président du Conseil général, d’un plan d’alerte et d’urgence au profit des personnes âgées et des personnes handicapées isolées résidant à leur domicile, en cas de risques exceptionnels et notamment de canicule.
• la loi de modernisation de la sécurité civile d’août 2004 (2), imposant à certaines communes, particulièrement exposées à un risque majeur, d’élaborer un plan communal de sauvegarde. Le maire est tenu d’informer ses administrés de la présence de risques majeurs sur le territoire communal et de gérer la crise lorsque celle-ci survient sur le territoire communal. Afin de mener à bien ces missions, il peut mettre en œuvre un plan communal de sauvegarde, fondé sur des registres nominatifs.

Objectifs d’inscription dans les registres nominatifs d’alerte

La constitution de registres nominatifs par les communes afin de faciliter la prise en charge des personnes en cas de situations exceptionnelles, par exemple en cas de pandémie du Covid-19, est soumise à des règles strictes. Les communes sont tenues de créer des registres nominatifs pour le déclenchement du plan d’alerte et d’urgence et pour celui du plan communal de sauvegarde afin de permettre l’intervention ciblée des services sanitaires et sociaux. L’inscription sur les registres liés à ces deux plans suppose une démarche volontaire, de la personne concernée ou d’un tiers agissant pour son compte.

S’agissant du plan d’alerte et d’urgence, particulièrement pertinent en période de pandémie du Covid-19, le registre a pour objectif d’organiser un contact périodique avec les personnes répertoriées lorsque le plan d’alerte et d’urgence est mis en œuvre. La constitution du registre nominatif concerne les personnes suivantes :

• les personnes âgées de 65 ans et plus ;
• les personnes de plus de 60 ans reconnues inaptes au travail ;
• les personnes adultes handicapées bénéficiant de l’allocation aux adultes handicapés (AAH), de la prestation de compensation, de la carte mobilité inclusion, d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ou d’une pension d’invalidité servie au titre d’un régime de base de la Sécurité sociale ou du Code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de guerre.

Le registre doit contenir des données adéquates, pertinentes et limitées (RGPD art. 5) à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, soit :

• les nom, prénoms et la date de naissance de la personne ;
• la situation au titre de laquelle elle est inscrite sur le registre nominatif ;
• son adresse et son numéro de téléphone ;
• si cela est nécessaire, les coordonnées du service intervenant à domicile et la personne à prévenir en cas d’urgence.

Lorsque le maire constitue le registre nominatif, il est tenu d’informer les habitants de sa commune de sa mise en place, de sa finalité et des modalités d’inscription.

En outre, le RGPD impose que la collecte de ces informations soit faite en respectant les principes suivants : le maire doit mentionner l’identité du responsable de traitement et les coordonnées du délégué à la protection des données, la finalité exclusive du registre et sa base juridique, le caractère facultatif de l’inscription, la possibilité d’être radié à tout moment sur demande, la durée de conservation des données, les catégories de destinataires des données et les droits de la personne concernée, notamment ceux d’accès et de rectification.

S’agissant du plan communal de sauvegarde, qui peut également être mis en place pendant la pandémie du covid-19, son objectif est de guider l’action du maire et de ses équipes dans la gestion de crise et permettre ainsi de limiter pertes de temps et actions improvisées aux conséquences non maîtrisées. Le maire a ainsi la possibilité de tenir un registre complémentaire, plus large que celui dédié au plan d’alerte et d’urgence.

Toute collecte de données complémentaires doit également intervenir dans le respect des dispositions du RGPD :

• par exemple, il ne peut porter que sur des données pertinentes et proportionnées à l’objectif poursuivi. Ainsi, le recueil de données faisant état de la santé des personnes concernées devra être strictement limité au besoin d’en connaître par les services d’aides dans l’objectif d’assurer une prise en charge adéquate et optimale.

Conditions d’inscription dans les registres nominatifs d’alerte

Exactitude des données

Le maire est ensuite tenu de prendre toutes les précautions utiles pour garantir l’exactitude des données, en mettant par exemple régulièrement à jour les informations contenues dans les registres.

La Cnil recommande par ailleurs au maire de rappeler annuellement aux personnes concernées par les registres nominatifs d’alerte, par l’envoi d’un message dédié, de la nécessité de le tenir informé de tout changement relatif à leur situation.

Sécurité des données

Le responsable du ficher étant astreint à une obligation de sécurité, les données recensées dans les registres communaux du plan d’alerte et d’urgence ainsi que du plan de sauvegarde doivent être recueillies, conservées et utilisées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité.

Destinataires des données

Les registres relatifs au plan d’alerte et d’urgence ne peuvent être consultés que par les agents chargés du recueil des informations, sous la responsabilité du maire. Ce dernier peut décider de communiquer les données au préfet, qui pourra à son tour les transmettre aux services chargés de l’organisation et de la coordination des interventions à domicile.

S’agissant des registres complémentaires mis en place en cas de plan de sauvegarde, les données ne peuvent être communiquées qu’aux structures identifiées dans le plan et mobilisables à l’occasion de son déclenchement. Les personnes concernées devront en outre être informées des destinataires de leurs données.

Les plans communaux de sauvegarde commencent à être mis en place dans les communes pour faire face à la pandémie du Covid-19 ; comme l’a rappelé la Cnil, il n’est pour autant pas possible de passer outre, malgré cette période exceptionnelle, les principes et obligations énoncés par le RGPD et repris par la loi Informatique et libertés (3).

Anne Renard
Chloé Perruchot
Lexing Conformité & Certification

(1) Loi n° 2004-626 du 30 juin 2004 relative à la solidarité pour l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées
(2) Loi n° 2004-811 du 13 août 2004 de modernisation de la sécurité civile
(3) Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés