Archivage : une base de données des durées de conservation
Archimag a développé avec Lexing-Alain Bensoussan, une base de données des durées légales d’archivage.
Constituée par le cabinet, en partenariat avec Serda, cette base de données comporte les tableaux de gestion associés aux documents types relevant de 12 domaines d’activité propres aux entreprises, tels que, notamment, la direction générale et les services généraux, la direction comptable et financière ou encore, la direction des ressources humaines.
Elle propose, non seulement la durée légale de conservation particulière à chaque document classé selon une typologie documentaire propre au domaine concerné (fiche de paie, plan comptable, etc.), mais également le texte de référence et la jurisprudence susceptibles d’être consultés via un lien direct vers le site Legifrance, ainsi qu’un commentaire destiné à en favoriser l’application.
Serda et Lexing-Alain Bensoussan fournissent des indications supplémentaires issues de leur longue expérience dans la gestion documentaire, par exemple, le choix du support de conservation le plus approprié (papier ou électronique) ou encore le type d’action à effectuer à la fin de la durée d’utilité administrative (DUA) de l’archivage. Un glossaire complète la base de données.
Cette base de données présente les caractéristiques suivante :
- mise à disposition d’une information complète, actualisée périodiquement ;
- simplification de la navigation au sein de la base ;
- possibilité d’une impression en format PDF du tableau de gestion.
Cette base est conçue de manière à être un instrument de référence pour les professionnels en archivage électronique et records management. Elle est accessible à partir de n’importe quel navigateur connecté à internet.
Un guide méthodologique est disponible sous forme d’une vidéo publiée sur YouTube. Des informations complémentaires sont également communiquées par Archimag à cette adresse.