Recommandations AFA sur les cadeaux et invitations
L’Agence française anticorruption (AFA) a publié un guide, le 11 septembre 2020, visant à orienter les entreprises vers une politique cadeaux et invitations dont le but étant de prévenir des actes de corruption.
Une politique cadeaux et invitations afin de lutter contre la corruption
L’acceptation de cadeaux ou d’invitations peut dans certains cas constituer un risque de corruption. C’est pour cela que l’entreprise doit tout mettre en œuvre afin d’identifier ce risque et d’éviter sa survenance.
En ce sens, l’AFA préconise aux entreprises de mettre en place une politique cadeaux et invitations cohérente avec leur cartographie des risques. Pour cela, il faut d’une part déterminer les personnes visées par la politique cadeaux et invitation. D’autre part, il faut définir les règles d’offre et d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation.
Les personnes visées
Il s’agit dès lors de toutes les personnes exerçant au sein de l’entreprise ; salariés comme dirigeants. Le guide conseille aux dirigeants de s’appliquer à eux-mêmes cette politique afin de montrer le bon exemple à l’ensemble des collaborateurs. L’AFA suggère aussi de faire connaître leur politique cadeaux et invitations aux tiers susceptibles d’être confrontés à un risque de corruption avec un membre de l’organisation.
Les règles d’offre et d’acceptation
Certaines entreprises peuvent choisir d’interdire les cadeaux et invitations. Concernant celles qui les autorisent, elles doivent, selon l’AFA, définir des règles encadrant leur offre et leur acceptation afin d’éviter la corruption.
Ces règles seraient alors davantage cernées en étant accompagnées d’exemples concrets.
Le guide précise que la politique cadeaux et invitations est définie par des éléments de fonds et de procédure.
Les éléments de fond
Les éléments à prendre en compte sont : la finalité, la valeur et la fréquence des cadeaux ou des invitations.
1) La finalité : le cadeau ou l’invitation ne doit pas être fait dans le but que la personne qui les reçoit agisse d’une façon spécifique, afin de ne pas être qualifié d’acte de corruption. Cette personne ne doit donc pas envisager leur acceptation ou leur réclamation comme la contrepartie de son action ou de son abstention.
L’AFA préconise à cet effet que la politique de l’entreprise mentionne expressément cette interdiction en énonçant les circonstances à prendre en compte. Par exemple, les cadeaux ou invitations offerts à un proche d’une personne avec qui une relation d’affaires est envisagée représente une situation à fort risque de corruption.
2) La valeur : l’AFA conseille aux entreprises ayant choisi de fixer un seuil au-delà duquel le cadeau ou l’invitation doit être refusé dont le montant est compris dans une fourchette.
Celles ne souhaitant pas fixer de seuil fixé peuvent définir la valeur par un qualificatif (symbolique, raisonnable, modique par exemple) assorti d’illustrations adaptées.
3) La fréquence : l’entreprise renforcerait la prévention anticorruption en limitant la récurrence des cadeaux et des invitations dans sa politique.
Les éléments de procédure
La politique cadeaux et invitations doit judicieusement déterminer qui peut les accepter ou les refuser. L’entreprise peut alors décider que tous les collaborateurs disposent de ce droit ou bien que l’autorisation du supérieur hiérarchique soit requise.
Le guide indique qu’il serait préférable, dans les cas où les déclarations ou demandes d’autorisations sont nombreuses, que les entreprises utilisent un outil informatique pour les traiter ou bien des formulaires-types.
L’AFA préconise que la politique cadeaux et invitations prévoit une liste de questions que la personne concernée doit se poser afin d’éviter un acte de corruption. Ces questions devront traiter des points précédemment abordés.
Afin que les entreprises puissent parer au mieux aux risques de corruption, l’AFA a publié dans son guide des exemples de bonnes pratiques. Il s’agit alors de mutualiser certains cadeaux en les reversant à des œuvres caritatives par exemple. Les entreprises peuvent aussi instaurer un registre des cadeaux et invitations.
L’application de la politique cadeaux et invitations
Une fois la politique établie il s’agit de la faire connaître des collaborateurs et de former ces derniers à son bon respect pour enfin pouvoir le contrôler.
Communiquer la politique cadeaux et invitations
L’AFA préconise aux entreprises de communiquer sa politique aux personnes auxquelles elle s’applique par tout moyen. Tout doit être mis en œuvre afin que la politique soit connue et comprise. C’est en ce sens qu’il faudra, si nécessaire, la traduire dans différentes langues.
Former les personnes exposées
Le guide notifie à ses lecteurs qu’il est opportun de former les personnes les plus exposées au risque de corruption.
Le sujet pourra alors être abordé au même moment que le code de conduite qui partage sa finalité : la lutte contre la corruption. Cela permettrait de rendre la politique cadeaux et invitations plus cohérente et concrète. Une formation en présentiel serait préférable afin d’optimiser l’adoption des bons réflexes.
Contrôler le respect de la politique
Afin de s’assurer que la politique est efficace, l’entreprise doit effectuer des contrôles réguliers de son respect.
Trois types de contrôles sont alors envisageables :
- Le contrôle par le supérieur hiérarchique
- Le contrôle par le service comptable
- Le contrôle et l’audit internes qui peuvent contrôler l’application de la politique, sa pertinence et son efficacité.
En conclusion, dans ce guide, l’AFA recommande aux entreprises de se parer aux éventuels risques de corruption dus à l’acceptation de cadeaux ou d’invitations. Il conviendra donc d’élaborer une politique cadeaux et invitations adaptée à l’organisation. Enfin, afin de s’assurer de son efficacité, il est préconisé à l’entreprise de communiquer sur ce point afin de sensibiliser les collaborateurs et de contrôler sa bonne application.
Virginie Bensoussan-Brulé
Lexing Contentieux numérique
Naomi Melki, Stagiaire
École HEAD – M2 Droit du numérique et propriété intellectuelle