Numérisation des factures papier: précisions de l’administration

Les modalités de numérisation des factures papier de l’article L102 B-2 du LPF sont commentées par l’administration fiscale (1).

L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a donné la possibilité aux entreprises qui le souhaitent de numériser leurs factures papier dès leur envoi ou leur réception et les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (6 ans) plutôt que de recourir, comme dans le passé pour cette forme de facture, à un archivage des documents papier (2).

Ces nouvelles dispositions ont fait l’objet d’un arrêté spécifiant les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier et les règles de conservation de ces factures ainsi numérisées.

Ces dispositions sont désormais commentées par l’administration fiscale.

Tolérances admises de la reproduction à l’identique de la numérisation des factures papier

Les entreprises qui reçoivent ou qui émettent des factures papier peuvent les numériser, sous conditions, à tout moment et les conserver de manière dématérialisée durant six ans.

Dans ce cadre, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Dans ces conditions, les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur.

Toutefois, par mesure de tolérance, une numérisation ne respectant pas le code couleur est acceptée uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens.

L’application de cette tolérance doit pouvoir être explicitée à l’administration.

Exemple : Lorsqu’une facture contient des mentions en couleur, tel que le logo de l’entreprise émettrice des factures, les couleurs de ce logo ne sont pas porteuses de sens et peuvent donc être reproduites non pas en couleur mais en noir et blanc lors de la numérisation de cette facture.

En revanche, lorsqu’une facture contient des mentions en couleur, tels que des chiffres, des indications, ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée lors de la conception de cette facture en dématérialisé, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation de cette facture.

De la même façon, lorsque, sur une facture papier, ont été apposés une signature, des mentions particulières annotées à la main ou un tampon encreur en couleur, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation de cette facture

Par ailleurs, les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits.

Enfin, lorsque l’assujetti a recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

Responsabilité maintenue en cas de numérisation des factures par un tiers

La circonstance que la numérisation soit effectuée par un tiers ne permet toutefois pas à l’assujetti de s’exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures au regard de la TVA.

Ainsi, le fournisseur ne pourra pas arguer de la défaillance de numérisation de son prestataire, ni même du retard de ce dernier, pour permettre l’accès de l’administration aux factures numérisées.

Conditions d’archivage numérique des factures papier

Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée faisant l’objet de contrôles internes permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. Cette organisation doit être documentée c’est-à-dire que les différentes phases de la numérisation doivent être décrites, présentées et expliquées. Elle est propre à chaque entreprise.

Il appartient à chaque entreprise d’effectuer régulièrement des contrôles, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect des modalités de numérisation.

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

• soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• soit d’une empreinte numérique ;
• soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).
  Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Admission de la facture numérisée en tant que pièce justificative

La facture d’origine, c’est à dire celle émise et transmise dans son format initial, reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA.

L’archivage numérique de cette facture est considéré comme la copie identique de cette facture et peut dès lors être considéré comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA, à la condition que les modalités de numérisation des factures papier soient respectées.

Dans l’hypothèse où le contribuable présente à l’administration une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions, ce dernier est alors tenu de la présenter sous forme papier.

Si le contribuable n’est plus en possession de la facture papier, l’administration n’est pas en mesure de s’assurer de l’authenticité de la facture, conformément à l’article 289 du CGI.

Mesures de tolérance

Ces dispositions, conformément à l’article 16 de la loi 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016, sont entrées en vigueur le 30 mars 2017, date de publication de l’arrêté ministériel définissant les modalités de numérisation des factures papier.

Elles sont applicables aux factures papier émises ou reçues depuis le 30 mars 2017.

Toutefois, par mesure de tolérance, ces dispositions sont également appliquées aux factures papier émises ou reçues antérieurement à cette date.

Par ailleurs, les commentaires relatifs au « double original » des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, conservent leur portée jusqu’au 30 juin 2018, par mesure de tolérance.

Ainsi, à compter du 1er juillet 2018, les factures papier émises pourront être conservées sur support informatique en respectant les conditions mentionnées.

Pierre-Yves Fagot
Marielle Ouattara
Lexing Droit de l’entreprise

(1) LPF, art. L102 B-2 ; Commentaires de l’administration fiscale : BOI-CF-COM-10-10-30-10-20180207.
(2) Post du 22-5-2017.