Systèmes de caisse : conditions de conservation et d’archivage
Retour sur les conditions de conservation et d’archivage des logiciels et systèmes de caisse.
Les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse devront pouvoir justifier que celui-ci respecte quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données enregistrées.
Dans une foire aux questions publiée le 1er août 2017 et relative à l’obligation d’utiliser, à compter du 1er janvier 2018, un logiciel de caisse sécurisée, l’administration a apporté des précisions notamment en ce qui concerne les conditions de conservation et d’archivage des enregistrements.
A cet égard, il convient de distinguer la condition de conservation des données de la condition d’archivage des données.
Pour les logiciels de caisse, on distingue la conservation des données « en ligne » dans le système de caisse, de l’archivage des données sur un support externe (clé USB, disque optique ou disque dur externe).
Conditions de conservation des données
Les données détaillées de la transaction doivent être conservées « en ligne » dans le système de caisse.
Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse.
Cette obligation répond à la nécessité légale de justifier les résultats produits par un système informatisé avec les données élémentaires ayant servi à leur élaboration, prises en compte dès leur origine, et non pas les données agrégées résultant de traitements automatisés.
A cet égard, les données de détail d’une transaction de règlement comprennent le numéro du ticket, la date (heure, minute, seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) et les traces de modifications et corrections apportées.
Les données conservées (en ligne dans le logiciel de caisse) doivent faire l’objet de clôtures journalières, mensuelles et annuelles (ou par exercice).
En conséquence, le système de caisse pour être certifié doit obligatoirement prévoir une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile).
Pour les systèmes de caisse, ces trois échéances de clôtures sont cumulatives et impératives.
Conditions d’archivage des données
La condition d’archivage a, quant à elle, pour « objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés ».
Les données sont archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d’un processus obligatoirement prévu par le logiciel.
L’opération d’archivage consiste à transférer ces données du système de caisse et à les stocker dans un support externe d’archivage (clé USB, disque optique ou disque dur externe).
Les données de détail de règlement sont enregistrées sur ce support externe et effacées de la sauvegarde « en ligne » présente dans le logiciel de caisse.
En revanche, les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d’être protégés par la garantie d’inaltérabilité.
Garanties de conservation et d’archivage
La solution logicielle doit permettre de maintenir la traçabilité des procédures d’archivage et de garantir l’inaltérabilité des données archivées.
Les garanties de conservation et d’archivage permettent de garantir que ces données inaltérables restent durablement accessibles dans le cadre d’un contrôle pendant le délai légal de contrôle.
Pierre-Yves Fagot
Lexing Droit de l’entreprise
Pour appronfondir :
Retour sur la certification des logiciels et systèmes de caisse, post du 11-9-2017.
Certification des logiciels et systèmes de caisse pour 2018, Post du 5-5-2017.