Sociétés : comment gérer les réunions obligatoires en confinement

réunions obligatoires en confinementLa gestion des réunions obligatoires en confinement est une problématique qui se pose à de nombreux organismes en cette période de pandémie du Covid-19.

L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, a adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des groupements de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement prises et d’assurer ainsi la continuité de leur fonctionnement.

Très large quant à son champ d’application, cette ordonnance couvre l’ensemble des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des groupements de droit privé.

Réunions obligatoires en confinement : quels sont les organismes concernés ?

Cette ordonnance, couvre l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé, notamment et sans que cette liste soit limitative :

  • les sociétés civiles et commerciales ;
  • les sociétés en participation ;
  • les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
  • les coopératives ;
  • les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
  • les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
  • les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
  • les fonds de dotation et les fonds de pérennité ;
  • les associations et les fondations.

Les assemblées et réunions obligatoires en confinement

Ces mesures couvrent l’ensemble des assemblées (assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, assemblées spéciales, assemblées des masses).

Convocation aux assemblées

Dans les sociétés cotées, aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société.

Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l’hypothèse dans laquelle ces sociétés ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de Covid-19.

Information des membres

L’ordonnance étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières.

Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.

Participation aux assemblées

L’ordonnance autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentants des instances représentatives du personnel) n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

L’application de ce dispositif est toutefois soumise à la condition que l’assemblée soit convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs.

Cette mesure emporte dérogation temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance (droit de poser des questions orales, droit de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

En revanche, elle est sans effet sur les autres droits des membres (droit de voter, droit de poser des questions écrites et droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

S’il est décidé d’en faire application, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui régissent la société (envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (avis de réunion ou autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

Délibération des assemblées

Afin de faciliter la participation des membres aux assemblées qui se tiendront à huis clos, l’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats.

La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire.

Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

L’ordonnance assouplit également pour l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, le recours à la consultation écrite pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Enfin, l’ordonnance aménage exceptionnellement les formalités de convocation des réunions obligatoires en confinement dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de son application.

Cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date.

Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés (les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être).

Les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

L’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.

Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.

Toutefois, afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.

L’ordonnance étend et assouplit enfin le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non sous réserve d’être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.

Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Entrée en vigueur et application dans le temps

Ces nouvelles dispositions qui vont permettre d’organiser les réunions obligatoires en confinement et revêtent un caractère exceptionnel et temporaire, sont applicables rétroactivement depuis le 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai par décret en Conseil d’Etat sans pouvoir toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.

Pierre-Yves Fagot
Lexing Droit de l’entreprise




Certification des logiciels et systèmes de caisse pour 2018

Certification des logiciels et systèmes de caisseContre la fraude à la TVA en comptabilité-gestion, la certification des logiciels et systèmes de caisse est obligatoire. Ainsi, afin de renforcer les dispositifs de lutte contre la fraude à la TVA, les assujettis seront dans l’obligation d’utiliser, à compter du 1er janvier 2018, un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse sécurisés et certifiés pour l’enregistrement des règlements de leurs clients.

Ces logiciels et systèmes de caisse devront répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage en vue du contrôle de l’administration fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803) (1).

Sécurisation  par la certification des logiciels et systèmes de caisse

L’administration fiscale a précisé les conditions de la certification des logiciels et systèmes de caisse , les moyens de justifier du respect de l’obligation et les modalités de la procédure de contrôle spécifique.

En application du 3° bis du I de l’article 286 du CGI (dans sa version à venir au 1-1-2018, tel que modifié par la loi de finance pour 2016) (2), le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :

  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (3) ;
  • soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.

Il s’agit d’un mode de preuve alternatif : un seul de ces deux documents (certificat ou attestation individuelle) suffira à justifier du respect des conditions susvisées.

Cette obligation de certification des logiciels et systèmes de caisse permettra de rendre impossible la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, notamment les paiements en espèces, par la reconstitution de tickets de caisse.

L’administration précise expressément que l’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, et même s’ils réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.

Sanctions des logiciels et systèmes de caisse frauduleux

En cas de contrôle, l’absence d’attestation de certification des logiciels et systèmes de caisse sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Il est également rappelé que l’établissement d’un faux document est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (C. pénal, art 441-1).

Ces peines s’appliquent également aux éditeurs étrangers qui délivreraient de fausses attestations ou de fausses copies de certificat à des assujettis à la TVA en France.

Elles s’appliquent aussi aux assujettis à la TVA qui présentent à l’administration une fausse copie de certificat ou une fausse attestation individuelle tout en connaissant son caractère frauduleux.

Pierre-Yves Fagot
Marielle Ouattara
Lexing Droit de l’entreprise

(1) TVA – Régimes d’imposition et obligations déclaratives et comptables – Obligations d’ordre comptable – Obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803).
(2) Loi 2015-1785 du 29-12-2015 de finances pour 2016 (JO du 30-12-2015), art. 88.
(3) Sur le site de la Cofrac (Comité Français d’Accréditation), seule Afnor Certification possède une accréditation (N° 5-0030) pour certifier les logiciels, par le biais de sa norme NF 203 Logiciels destinée aux éditeurs de logiciels, ainsi que les logiciels de gestion d’encaissement (norme NF 525). Le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’essais) a obtenu l’accréditation permettant de certifier les systèmes de caisse (N° 5-0012).




Démarches de conformité du logiciel de caisse pour l’éditeur

Logiciel de caisse

Logiciel de caisse, de comptabilité ou de gestion, les éditeurs doivent anticiper les exigences de conformité requises.. En raison de la fraude fiscale générée par les failles ou « backdoor(s) » dans les logiciels permettant l’enregistrement des règlements, les assujettis à la TVA devront utiliser, et les éditeurs leur fournir, des logiciels devant répondre à certains standards en termes de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (ci-après les « paramètres » ou « critères » de conformité ), à compter du 1er janvier 2018.

L’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 (1) de finances pour 2016, prévoit l’obligation pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel :

  • « satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » ;
  • « attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration ».

Cette obligation s’applique à compter du 1er janvier 2018 et est prévue au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts (CGI).

Elle constitue un enjeu majeur pour les assujettis à la TVA d’une part, mais surtout pour les éditeurs de logiciels de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse.

De très nombreux logiciels concernés

L’administration fiscale a précisé (3) que les logiciels concernés sont les mêmes que ceux visés par le droit de communication prévu à l’article L. 96 J du livre des procédures fiscales (LPF), et ils sont nombreux, c’est-à-dire :

  • les logiciels de comptabilité : permettant à un appareil informatique (ordinateur) d’assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d’une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par l’entreprise dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand livre, etc.) » ;
  • les logiciels de gestion : permettant à un appareil informatique (ordinateur) d’assurer des tâches de gestion commerciale : gestion automatisée des devis, des factures, des commandes, des bons de livraison, suivi des achats et des stocks, suivi du chiffre d’affaires, etc. ;
  • les systèmes de caisse : dotés d’un ou plusieurs logiciels permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement, qu’ils soient autonomes (caisses enregistreuses), reliés à un système informatisé ou installés sur un ordinateur.
De nombreux éditeurs et autres prestataires informatiques sont concernés

L’éditeur est considéré par l’administration fiscale comme la personne qui détient le code source du logiciel ou système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres du produit (3).

Un point de vigilance tout particulier doit être apporté à l’extension de cette définition par l’administration fiscale, qui considère que l’éditeur est aussi :

« le dernier intervenant ayant paramétré le logiciel ou système lorsque son intervention a eu pour objet ou effet de modifier un ou des paramètres » de conformité (3).

Il convient donc que les prestataires qui pourraient être amenés à intervenir sur ces logiciels, y compris au titre d’opérations de maintenance :

  • (i) garantissent qu’ils ne procèdent pas à une telle modification des paramètres ;
  • ou, (ii) fassent contractuellement reposer les risques associés sur le client ou le partenaire éditeur ;
  • ou (iii) s’engagent à respecter les exigences de certification et de conformité, et notamment le critère d’inaltérabilité, si ils effectuent des corrections.
La démarche de l’éditeur : certification du logiciel ou attestation remise au client ?

L’assujetti aura la possibilité de démontrer avoir satisfait aux obligations d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données selon deux modes de preuve alternatifs (1) :

  • soit par un certificat délivré par l’organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation (c’est-à-dire, le Comité Français d’Accréditation « COFRAC ») ;
  • soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse, conforme à un modèle fixé par l’administration.

A défaut de pouvoir justifier que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions prévues par la loi, par la production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, l’assujetti à la TVA sera passible d’une amende égale à 7 500 €, prévue à l’article 1770 duodecies du CGI.

Pour contrôler le respect de cette obligation, l’administration pourra intervenir, de manière inopinée, dans les locaux professionnels d’un assujetti à la TVA pour vérifier qu’il détient le certificat ou l’attestation individuelle et à défaut, lui appliquer l’amende. Cette nouvelle procédure de contrôle est prévue à l’article L. 80 O du livre des procédures fiscales.

Protection de l’éditeur par une bonne contractualisation

Dans le premier cas de figure, la certification du logiciel par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC doit avoir pour effet de reporter l’ensemble des risques liés à la non-conformité du logiciel sur l’organisme certificateur et il convient d’y veiller dans les accords entre éditeurs et organismes certificateurs.

Dans le second cas, l’éditeur pourra attester de la conformité par la simple délivrance d’une attestation individuelle à chacun de ses clients, dont le modèle élaboré par l’administration fiscale a été publié (4). Ce modèle se présente sous la forme d’une lettre co-signée, formulant une attestation de conformité par l’éditeur et une certification d’acquisition par le client assujetti.

Dans ce cas de figure, cette attestation signée des deux parties ne gère pas les problématiques posées en termes de répartition des responsabilités entre l’éditeur et son client, en cas de non-conformité du logiciel, et ne revêt pas la forme d’une garantie de conformité.

L’autre difficulté posée aux éditeurs est de pouvoir rapporter la preuve que le logiciel visé dans le modèle d’attestation selon un numéro de version, un nom et les références caractérisant le logiciel, est bien celui pour lequel il a attesté de sa conformité.

Il semble à cet égard qu’un dépôt du logiciel concerné auprès de l’APP (Agence pour la Protection des Programmes) et le visa du numéro de dépôt au sein de l’attestation, ou bien du procès-verbal de sauvegarde par huissier, soient nécessaires pour pouvoir rapporter une telle preuve.

Garantir la satisfaction des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation

L’administration fiscale a précisé l’ensemble des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données à satisfaire, ainsi que les données concernées au Bulletin Officiel des Finances Publiques (3), bien que la majorité des acteurs, en particulier les organismes certificateurs, se soient tournés vers la norme AFNOR NF525, norme qui n’est à ce jour pas juridiquement contraignante pour les éditeurs.

Pour les éditeurs et prestataires, comme pour leurs clients, l’enjeu reste la revue de leurs contrats, de licence, de maintenance, de développement, ou d’intégration des logiciels, qui doit prendre en compte la répartition des responsabilités, en cas de préjudice(s) causé(s) au client du fait d’une éventuelle absence de conformité.

Jean-François Forgeron
Benjamin-Victor Labyod
Lexing Pôle Informatique et Droit

(1) Article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29-12-2015.
(2) Article 286 du Code général des impôts, version au 1er janvier 2018.
(3) Bulletin Officiel des Finances Publiques : BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803.
(4) LETTRE – TVA – Modèle d’attestation individuelle relative à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (CGI, art. 286, I-3° bis)